PIM, aber bitte automatisiert: Warum smarte PIM-Workflows ein Gamechanger sind – ein Gastbeitrag von ATAMYA

Effiziente Prozesse sind heute ein entscheidender Erfolgsfaktor im digitalen Handel. Wer Produkte schnell, fehlerfrei und in mehreren Kanälen ausspielen möchte, braucht nicht nur gute Daten, sondern auch klare Abläufe.

Doch genau hier liegt für viele Unternehmen die Herausforderung: In der Praxis hakt es nicht nur an den Produktdaten selbst, sondern auch an den Prozessen, wie mit ihnen gearbeitet wird. Daten müssen gesammelt, geprüft, angereichert, übersetzt und schließlich für Shops oder Kataloge freigegeben werden. Und das passiert häufig in mühseligen, manuellen Schritten über verschiedene Abteilungen hinweg. Das kostet Zeit, verursacht Fehler und führt dazu, dass Produkte später als geplant im Markt landen.

Die Lösung: Ganz klar, zunächst ein PIM. Doch erst smarte Workflows innerhalb des PIM-Systems entfalten den vollen Nutzen. In Kombination mit Künstlicher Intelligenz (KI) werden Prozesse nicht nur automatisiert, sondern auch intelligenter gesteuert – von der Datenanlage bis zum fertigen Content im Vertriebskanal.

Ein Gastbeitrag von David Klein (Senior Consultant bei ATAMYA)

Bevor wir den DeepDive in das Thema wagen, sollten wir kurz klar darüber werden, was man unter PIM-Workflows versteht: Workflows im PIM sind vordefinierte Prozessketten, die Abläufe im Produktdatenmanagement strukturieren und automatisieren. Sie verbinden Aufgaben zwischen Abteilungen – vom Datenmanagement über das Marketing bis hin zum E-Commerce.

Das macht PIM-Workflows so unverzichtbar:

• Ohne Workflows bleiben Daten in Silos hängen, Aufgaben werden doppelt erledigt und niemand weiß genau, wo ein Prozess gerade steht.

• Mit Workflows haben alle Beteiligten Klarheit, wer wann zuständig ist. Prozesse laufen strukturiert, nachvollziehbar und fehlerärmer ab. Und das über Abteilungsgrenzen hinweg.

Typische Anwendungsfälle sind Freigabeprozesse, Übersetzungen, automatische Datenvalidierungen oder die Ausleitung von Content in verschiedene Kanäle. Besonders für Unternehmen mit großen Sortimentsbreiten oder internationaler Ausrichtung sind Workflows der Schlüssel, um Datenqualität zu sichern und Produkte schneller in den Markt zu bringen. PIM-Workflows sind mehr als To-do-Listen. Sie kombinieren Benutzeraufgaben mit Automatisierungen und sorgen so für klare Abläufe, weniger Fehler und eine effizientere Zusammenarbeit.

Während klassische Workflows Abläufe abbilden, bringt KI eine neue Intelligenz in die Prozesse. Sie kann:

• Texte automatisch generieren – etwa Produktbeschreibungen auf Basis von Attributen.

• Übersetzungen in mehrere Sprachen liefern.

• Datenqualität prüfen und fehlende Informationen erkennen.

• Entscheidungen automatisiert treffen, zum Beispiel wenn bestimmte Datenqualitäts-Schwellen nicht erfüllt sind.

So übernimmt KI nicht nur Standardaufgaben, sondern unterstützt auch bei der inhaltlichen Anreicherung von Produktdaten. Das ist ein echter Mehrwert für Marketing, E-Commerce und Datenmanagement.

Die ATAMYA Product Cloud verfügt über eine leistungsstarke BPMN-Workflow-Engine (Anmerkung nexoma: BPMN steht für „Business Process Model and Notation“, ein standardisierte grafische Sprache zur Modellierung von Geschäftsprozessen), die Unternehmen maximale Flexibilität bietet. Damit lassen sich Workflows modellieren, die vom Datenimport bis zur Content-Ausleitung reichen.

Und so funktioniert es:

• Import von Rohdaten
  • Zum Beispiel wird ein PDF-Datenblatt ins System importiert.
  • Die KI erkennt automatisch die Produktkategorie (z. B. „Monitor“) und relevante Attribute.

• Automatisierte Verarbeitung
  • Fehlende Felder werden identifiziert.
  • Wenn Daten fehlen, erhält ein User die Aufgabe, sie zu ergänzen.
  • Liegt die definierte Datenqualität (z. B. DQM-Schwelle) vor, läuft der Prozess automatisch weiter.

• KI-gestützte Content-Erstellung
  • Produkttexte werden automatisiert generiert – mit konfigurierbaren Prompts (z. B. sachlich oder humorvoll, mit bestimmten Attributen).
  • Übersetzungen in Zielmärkte erfolgen direkt im Workflow.
  • Varianten für B2C und B2B können automatisch erstellt werden.

• Manuelle Kontrolle, wo es wichtig ist
  • KI-generierte Inhalte werden von einem User geprüft und freigegeben.
  • Dadurch bleibt die Datenqualität gewährleistet.

• Flexibilität und Branchenvielfalt
  • Workflows können je nach Branche oder Produkttyp unterschiedlich reagieren.
  • Zum Beispiel: Für Consumer Electronics gelten ganz andere Abläufe als für einen Hersteller für Ersatzteile.

• E-Commerce-Teams profitieren von automatischer Content-Ausleitung in digitale Vertriebskanäle wie Shops, Marktplätze etc. – schnell und ohne manuelle Nacharbeit.

• Marketing erhält KI-gestützte Produkttexte, die direkt an Zielgruppen und Kanäle angepasst sind.

• IT & Datenmanagement nutzen automatisierte Dublettenprüfungen, Umrechnungen von Einheiten (z. B. Pfund → Kilogramm) und Datenvalidierungen.

• Produktmanagement kann komplexe Freigabe- und Anreicherungsprozesse modellieren und flexibel anpassen.

Das Ergebnis: Ein durchgängiger Prozess, der Daten in hochwertigen Content verwandelt, und das automatisiert, effizient und jederzeit anpassbar.