DAM einfach erklärt

DAM-Systeme helfen euch also, viele digitale Marketing-, Geschäfts- und Vertriebsprozesse zu optimieren.  Ein solches „Digital Asset Management“-System kann für euer E-Business dabei sowohl für sich genommen als auch in der Nutzung zusammen mit anderen Systemen (PIM/ERP/MDM etc.) hilfreich sein.

Zusätzlich zu den bereits erwähnten Eigenschaften und Funktionen kann das Digital Asset Management euch noch weitere Benefits bringen – wie etwa:

• Sicherheit und Schutz von digitalen Assets: DAM-Systeme ermöglichen ein mehrstufiges Rollen- und Berechtigungsmanagement, das eine detaillierte Steuerung der Zugriffsrechte ermöglicht. So verringert ihr das Risiko von Datenlecks und unautorisiertem Zugriff. Beispielsweise könnt ihr vertrauliche Produktentwicklungsdokumente im DAM sicher speichern, da festgelegt werden kann, dass nur bestimmte Mitarbeiter Zugriff erhalten. Das ist nicht nur unternehmensintern, sondern auch bei der Zusammenarbeit mit externen Agenturen und Partnern wichtig, die womöglich auch Zugriff auf euer DAM erhalten.

• DAM-Software erleichtert das Multichannel-Marketing: Moderne DAM-Systeme ermöglichen euch die interne Anpassung von Assets für verschiedene Kanäle, etwa durch Möglichkeiten zur automatisierten Bildbearbeitung. Eure Mitarbeiter können Bilddateien im DAM zum Beispiel direkt im System gemäß den Anforderungen verschiedener Use Cases anpassen. Zum Beispiel gibt ein B2B-Marktplatz wie Mercateo Unite eine maximale Bildgröße von 6500 x 6500 Pixeln vor. Solche Parameter könnt ihr dann zum Beispiel direkt im DAM anpassenn. Ändert ein Anwender das Asset im DAM, wird dies automatisch in den jeweiligen Kanälen angepasst.

Die Beantwortung der Frage, ab wann sich die Einführung eines DAM-Systems besonders lohnt, hängt von den individuellen Anforderungen eures E-Business ab. Hier ein paar Aspekte, die euch bei der Entscheidungsfindung helfen können:

• Status Quo: Es gibt keine einheitliche Lagerung bzw. Verwaltung von Medien (Bilder, Videos, Dokumente etc.) – DAM-Systeme helfen als zentraler Ort der Datenverwaltung u.a. durch die Möglichkeit zur Vergabe von Metadaten und Tags, einzelne Assets klar zu identifizieren und leicht bzw. schnell zu finden. Das ist besonders bei einer Vielzahl von Produktdaten und dazugehörige Mediendateien enorm wichtig. Als Unternehmen spart dadurch Zeit und beugt zudem Frustration vor. Klar definierte Workflows und Prozessdefinitionen für die Datenpflege im DAM helfen hier enorm. Ein Praxistipp: Wenn ihr Assets bereits bei der Neuanlage im DAM-System ordnungsgemäß, leicht verständlich und aussagekräftig benennt und taggt, erleichtert das die Arbeit für alle Abteilungen.

• Status Quo: Es ist nicht immer klar, welche Version eines Assets wo hinterlegt ist, und welche Datei eigentlich aktuell ist. – Eine parallele Verwaltung und Nutzung verschiedener Asset-Versionen an unterschiedlichen Orten erschwert euch unter anderem ein einheitliches Markenauftreten sowie eine schnelle Markteinführung von Produkten. Mal angenommen, ihr habt verschiedene Logo-Versionen (alt und neu), die alle an unterschiedlichen Orten gespeichert sind: Ein Mitarbeiter verwendet das veraltete Logo auf Plattform A, während ein anderer Mitarbeiter das aktuelle Logo auf der eigenen Website eingebaut hat. Die Konsequenz: totales Chaos und keine einheitlich Markenpräsenz. Eine zentralisierte, aktuelle Datenpflege im DAM-System trägt stattdessen dazu bei, dass euer Unternehmen und eure Produkte einheitlich nach außen repräsentiert werden.

• Status Quo: Sensible Assets (z.B. PDF-Dokumente zu neuen Prototypen) sind für alle Mitarbeiter frei zugänglich. – Bei der Produktentwicklung entstehen häufig Assets zu Prototypen, die jedoch nur für bestimmte Mitarbeiter zugänglich sein dürfen. DAM-Systeme bieten euch ein detailliertes Rollen- und Berechtigungsmanagement sowie zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, um den Zugriff auf solche sensiblen Daten zu kontrollieren. Als Unternehmen verringert ihr dadurch Sicherheitsrisiken und bestimmt, dass nur Entwickler Zugriff auf die sensiblen Daten haben. Diese Zugriffsrechte könnt ihr jederzeit je nach Bedarf anpassen. Sobald das entsprechende Produkt marktreif ist, könnte zum Beispiel euer Marketingteam ebenfalls Zugriff auf weitere Daten erhalten.

• Status Quo: Die verschiedenen Abteilungen tauschen Daten über E-Mails oder Datenträger aus. – Fehlende Plattformen zur gemeinsamen Nutzung verlangsamen eure Arbeitsabläufe und beeinträchtigen die interne Teamkommunikation. Die Verwendung von E-Commerce-Lösungen wie DAM-Systemen ermöglicht Teammitgliedern, Daten etwa mittels API-Schnittstellen zwischen verschiedenen Systemen schnell und einfach auszutauschen. DAM-Systeme tragen als Kollaborationstool also bereichsübergreifend dazu bei, Workflows zu optimieren und stets die Übersicht über alle Assets zu behalten.

Wie ihr schon anhand der bisherigen Infos merkt, sind DAM-Systeme im Rahmen eures Produktdatenmanagements (kurz PDM) ein wichtiger Grundpfeiler für eine effiziente Datenverwaltung. Doch was ist eigentlich mit „Produktdatenmanagement“ gemeint?

Das PDM umfasst die gesamte Datenverwaltung von der Entwicklung eines Produkts bis hin zu seiner Markteinführung. Für euer E-Business ist deshalb das eigene Produktdatenmanagement essenziell wichtig, um eine erfolgreiche Produktentwicklung, Produktdatenverwaltung sowie eine optimale Datenbereitstellung zu gewährleisten. Dabei spielen Leitfragen eine Rolle wie

• Sind alle Produktdaten vollständig und aktuell gepflegt?

• Welche Version eines Produkts ist freigegeben? Müssen ggf. Anpassungen vorgenommen werden?

• Wer hat zuletzt Änderungen an welchen Daten vorgenommen?

Ähnlich wie im PIM-System gelten auch für das Assetmanagement in DAM-Systemen gewissen Datenqualitätsgrundsätze – wie die Datenkonsistenz, Datenqualität und Datenaktualität. Denn nur, wenn die Daten im DAM und anderen Systemen diesen Ansprüchen genügen, können die verschiedenen Abteilungen eures Unternehmens (etwa Produktentwicklung, Vertrieb und Marketing) bestmögliche Arbeit leisten.

Genau wie ein PIM fungiert eine DAM-Software optimalerweise als sogenannter „Single Point of Truth“ („einziger Ort der Wahrheit“): Das heißt, euer DAM ist die einzige zentrale Quelle für die jeweiligen Assets in eurem Unternehmen. Das ist vorteilhaft, da ihr so Datensilos an verschiedenen Stellen vermeidet. Datensilos sind separate Datenbestände, die sich zwar womöglich auf dasselbe Produkt beziehen, aber in unterschiedlicher Aktualität, Vollständigkeit oder Aussagekraft an verschiedenen Orten gespeichert sind. Anders gesagt: Datensilos sind die Grundlage für jeden Datensalat.

Auch die Nutzung des womöglich integrierten DAM-Moduls in eurem PIM kann sinnvoll sein – nicht nur für den eigenen Onlineshop. Denn auch für das Feed-Management, also die Datenaufbereitung und die Data-Syndication (sprich die Zusammenführung verschiedener Datenquellen, Datenaufbereitung und Datenbereitstellung an externe Zielkanäle) ist eine optimale Produktdatenverwaltung von entscheidender Bedeutung. Datenempfänger können beispielsweise B2B-Kunden, Branchenportale, Marktplätze und E-Commerce-Plattformen wie etwa 1WorldSync (ehemals atrify), 2BA/InstallData, Amazon, ARGE Neue Medien, AUSSCHREIBEN.DE, BEGROS, building-masterdata.com, Conrad, eBay, ELGATE, Galaxus, GS1, Heinze Lieferantenportal, Mercateo / Unite, Mirakl, Open Datacheck, OTTO, das SAXO-Portal von AlliX, SAP Ariba, Shopware und simple system sein.

Data-Syndication-Lösungen wie CatalogExpress können PIM, DAM, MDM, ERP und auch einzelne Dateien parallel als Datenquellen anbinden. Die SaaS-Lösung konsolidiert dann die Daten, veredelt die Daten mithilfe diverser Datentransformationsfunktionen und generiert daraus z. B. von Marktplätzen geforderte Klassifikationen wie ETIM, ECLASS, GPC oder UNSPSC sowie Austauschformate und Datenstandards wie BMEcat 1.2, BMEcat 2005, BMDG, CIF Ariba, CSV, DATANORM, DPB-Branchenstandard, DICO, DQR, ETIM BMEcat (4.0.3. und 5.0), ETIM xChange, Excel/XLSX, FAB-DIS, GAEB, JSON, openTRANS, PBSeasy, XML und XRechnung.

Aber – und das ist besonders wichtig: Die Qualität eines solchen generierten Datenformats basiert dabei unmittelbar auf der Datenqualität in euren Datenquellen. Sprich: Wenn eure Quelldaten schlecht gepflegt sind, kann die Qualität der Daten im erzeugten Datenformat nur suboptimal sein. Das verhindert wiederum die bestmögliche Sichtbarkeit und Produktpräsentation in Shops, verkürzt eure Time-to-Market und lässt euch wertvolle Umsätze entgehen

Außerdem erleichtern optimal gepflegte Produktdaten die Umsetzung einer Multichannel- bzw. Omnichannelstrategie. Damit ist die Markenpräsenz und Produktlistung auf gleich mehreren Social Media Plattformen, Webshops oder etwa Branchenportalen gemeint.

Alternativ dazu könnt ihr den „Best of Suite“-Ansatz verfolgen. Hier würdet ihr statt vieler verschiedener Systeme nur eine einzige monolithische Software eines Anbieters nutzen, die dann mehrere Funktionen zentral bündelt. Der Nachteil hier: In diesem Fall wärt ihr von einem einzigen Anbieter abhängig.

Wie ihr seht, gibt es hier kein eindeutiges „Richtig“ oder „Falsch“. Es hängt vielmehr von eurem Einzelfall bzw. den Unternehmensstrukturen ab, welche Strategie am besten passt.