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Glossar, Produktdatenmanagement
Data-Syndication einfach erklärt
Data-Syndication beschreibt, wie ihr als Datenlieferanten eure Produktdaten aus internen Quellen in verschiedene Zielkanäle und -formate bringt. Wir erklären euch die Grundlagen ganz einfach.
Zusammenfassung
Data-Syndication (oder Datenzusammenführung) ist ein Teilprozess des Feed-Management, bei dem ihr Produktdaten aus internen Quellen bündelt und in Form von Produktfeeds / elektronischen Katalogen an Zielkanäle wie Shops oder Marktplätze sendet.
Dabei nehmt ihr die Perspektive des Datenlieferanten ein, um Informationen passgenau für den Datenempfänger (z. B. B2B-Kunden, Großhändler, Branchenportale und Marktplätze) exakt passend aufzubereiten – etwa in Formaten und Industriestandards wie dem BMEcat, ETIM xChange, DQR, BMDG oder FAB-DIS. Eine effiziente Syndizierung setzt auf zentrale Systeme und Automatisierung, um aktuelle Daten sicherzustellen und eure Umsätze zu steigern.
Was ist Product-Data-Syndication (PDS) und Feed-Management? (Definition & Abgrenzung)
Data-Syndication (auch Product-Data-Syndication, Datensyndizierung bzw. Datenübertragung) beschreibt den Prozess der Datenzusammenführung sowie – je nach Lesart – der Datenausleitung an diverse Zielkanäle. Im Produktdatenmanagement geht es hier meistens um die Lieferung der Daten aus den internen Quellen (z.B. PIM oder ERP) in die Zielkanäle wie Shops, Marktplätze, Handels-, Einkaufs,- und Kundenplattformen usw.
Im Gegensatz zum Data-Onboarding, steht bei der Data-Syndication, die Perspektive des Datenlieferanten im Vordergrund. Die Data-Syndication ist Teil des Feed-Managements (auch „Produktfeed-Management“ oder „Product-Feed-Management“ genannt). Letzteres vereint die Prozesse der Datenbündelung bzw. Data-Syndication und die der Datendistribution – also der Verteilung der Daten.
Wie funktioniert Product-Data-Syndication? Der Weg vom PIM/ERP zum Zielkanal
Im ersten Schritt erfolgt die Datenauswahl. Dabei wird geprüft, welche Produktinformationen oder Sortimente aus internen Quellen bereitgestellt werden sollen. Falls Informationen aus unterschiedlichen Quellen vorliegen, folgt im nächsten Schritt die Datenbündelung. Ein klassisches Beispiel hierfür sind Preis- und Lagerbestände aus dem ERP sowie Produktbeschreibungen aus dem PIM.
Jeder Zielkanal hat spezifische Anforderungen an Produktdaten. Damit eine Syndizierung der Produktdaten aus den Quellen erfolgen kann, müssen diese zunächst in die richtige Struktur bzw. das passende Format gebracht werden. In der Praxis kommen häufig XML, insbesondere BMEcat mit Klassifikationen wie ETIM oder ECLASS, JSON (z.B. ETIM xChange) sowie CSV- und XLSX-Dateien für den Datenaustausch zum Einsatz. Daher ist die Datentransformation und Datenkonvertierung der nächste Schritt.
Nach der Syndication (deutsch: „Syndizierung“) folgt die Datenverteilung bzw. Datendistribution an die Zielkanäle. Das Ziel der Data-Syndication bzw. des Feed-Managements ist es, die Daten so aufzubereiten und zu verteilen, dass die Zielkanäle stets aktuelle bzw. aktualisierte Produktinformationen verarbeiten können.
Auf dem Weg zu diesem Ziel gibt es verschiedene Herausforderungen zu bewältigen.
Typische Herausforderungen für Datenlieferanten: verschiedene Datenanforderungen & mehr
Unterschiedliche Datenanforderungen
Ein Großhändler möchte die Daten z.B. als BMEcat 2005 mit ETIM 8, die Größenangaben sollen in mm anstatt in cm sein, während ein anderer Zielkanal einen BMEcat 1.2 verlangt, wo die Größen allerdings in cm sein sollen. Datenempfänger haben also unterschiedliche Anforderungen an Inhalt und Struktur der Daten. Für den Datenlieferanten bedeutet das im Umkehrschluss, einen hohen Aufwand in der Datenaufbereitung.
Mehrere Quellen zusammenbringen
Neben den unterschiedlichen Anforderungen ist eine weitere Herausforderung bei der Produktdatenaufbereitung, Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenzubringen. Preisinformationen kommen beispielsweise aus einer EXCEL-Tabelle oder dem ERP, während Produktinformationen sich im PIM oder einer weiteren EXCEL-Tabelle befinden. Die Daten müssen also je nach Anforderung auch noch unterschiedlich kombiniert werden, wodurch der Aufwand in der Data-Syndication weiter steigt.
Datenaktualität
Dies ist allerdings erst die Spitze des Eisbergs. All diese unterschiedlichen Produktdaten aus verschiedenen Quellen müssen nicht nur in verschiedenen Strukturen aufbereitet werden, sondern sollten auch regelmäßig aktualisiert werden. Denn nur wer aktuelle Produktdaten liefert, erhält eine höhere Sichtbarkeit, mehr Vertrauen bei den Kunden, erzielt bessere Listungserfolge und kann schlussendlich so seine Umsätze erhöhen und sicherstellen.
Im Gegenzug bringt die Datenaktualität wiederum auch Arbeit. Je mehr Zielkanäle mit Produktdaten beliefert werden, desto mehr Daten müssen regelmäßig aktualisiert werden. Bei der Data-Syndication können sich also sehr viele unterschiedliche elektronische Kataloge ergeben.
Qualitätssicherung der Daten
Bei vielen verschiedenen elektronischen Katalogen aus unterschiedlichen Quellen besteht außerdem die Gefahr von Datensilos. Datensilos beschreiben eine Ansammlung von Daten, die an unterschiedlichen Orten gespeichert werden und auf die nicht alle Parteien eines Unternehmens zugreifen können. Der Vertrieb hat beispielsweise nur Zugriff auf seine Preislisten, während das Marketing lediglich die Produkttexte hat. In der Praxis sind dies häufig EXCEL-Dateien, die dann gegenseitig herumgeschickt werden. Wenn sich etwas ändert, wird eine aktualisierte Datei verschickt. Die Konsequenz, es häufen sich zahlreiche Dateien mit unterschiedlichem Stand. Das Risiko für Fehler steigt enorm, da der Überblick sehr leicht verloren geht. Folglich wird auch die Qualitätssicherung der Daten zur Herausforderung bei der Data-Syndication.
Wenn diese Herausforderungen nicht effizient angegangen werden, mündet Data-Syndication sehr schnell in einen Teufelskreis in Richtung Produktdatenchaos.
Was sind wichtige Erfolgsfaktoren bei der Data-Syndication?
Damit dieser Teufelskreis erst gar nicht entstehen kann, ist es für Datenlieferanten von entscheidender Bedeutung, die Data-Syndication Prozesse genauer zu betrachten und effiziente Lösungsmöglichkeiten zu finden. Diese können je nach Geschäftsmodell, Datenanforderungen, Unternehmensgröße, Produktdatenmenge oder auch Anzahl der Kanäle variieren. Es gibt hier keinen „universellen Lösungsweg“. Vielmehr ist es wichtig, für sich selbst den erfolgversprechendsten Weg zu finden, um die Herausforderungen zu bewältigen. Dabei sind folgende Erfolgsfaktoren hilfreich:
Zentralisierte Systeme
Informationen komplett in EXCEL-Listen zu sammeln ist mittel- und langfristig gesehen nicht nachhaltig und sollten vor allem bei vielen Produktdaten und zu beliefernden Zielkanälen möglichst vermieden werden. Sinnvoller ist es Daten in zentralen Systemen, wie PIM und ERP zu verwalten. Dadurch werden Datensilos vermieden und Änderungen können besser nachverfolgt werden. Eine hohe Datensicherheit ist die Folge.
Automatisierung & Digitalisierung
Kaum verwunderlich, aber auch in der Data-Syndication lauten die Zauberworte „Automatisierung & Digitalisierung“, vor allem dort, wo viele Produktdaten oder Zielkanäle im Spiel sind. Denn dadurch lässt sich eine enorme Zeitersparnis im Produktdatenmanagement erzielen. Automatisierungsmöglichkeiten in der Data-Syndication können durch programmierte Schnittstellen oder Schnittstellen-Software erzielt werden. Bei sehr wenigen Zielkanälen mit geringem Aktualisierungsbedarf bietet sich eher eine manuelle Distribution an, während bei sehr vielen Zielkanälen oder einer erhöhten Aktualisierungsrate eher eine Schnittstellen-Software (wie z.B. CatalogExpress) infrage kommt, da diese leichter und kostengünstiger auf verschiedene Datenanforderungen anpassbar ist. Mit der richtigen Schnittstelle bzw. Software erfolgt die Data-Syndication in Echtzeit. Änderungen oder neue Daten werden aus den internen Quellen zusammengeführt und automatisch im richtigen Format in die Zielkanäle geschleust. Jeder Zielkanal, Großhändler, Marktplatz, E-Procurement-Plattform oder auch der eigene Shop ist so immer Up to Date.
Welche Vorteile bietet eine automatisierte Data-Syndication? (Time-to-Market & Datenkonsistenz)
Bei der Berücksichtigung der oben genannten Erfolgsfaktoren, sorgt die Product-Data-Syndication für eine Positivspirale:
Digitale und automatische Prozesse bringen enorme Zeit- und Kostenersparnis mit sich. Zeit, die dafür verwendet werden kann, um z.B. die Produktdaten noch besser zu veredeln. Besser aufbereitete Produktdaten bedeuten eine höhere Datenqualität und auch Datenaktualität
Eine hohe Datenqualität und Datenaktualität erhöht wiederum die Sichtbarkeit in den Zielsuchmaschinen, den Time-to-Market, den Listungserfolg und schafft Vertrauen bei den Abnehmern. Schlussendlich steigert eine gut durchdachte Data-Syndication den Umsatz und stärkt die Marktposition.
Software für Product-Feed-Management & Data-Syndication
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Kontakt
Lasst uns über euer Feed-Management / eure Data-Syndication sprechen
Egal ob ihr neu im Thema seid oder bereits tief im Produktdatenmanagement steckt: Wir hören zu, stellen die richtigen Fragen und erklären alles so, dass es verständlich bleibt.
Ob Datenqualität, Lieferantendaten-Onboarding oder Feed-Management – gemeinsam finden wir Lösungen, die euren Alltag leichter machen. Kontaktiert uns – wir sind für euch da.
Autor
Julia Neuhäuser
Julia ist seit März 2022 in unserem Marketingteam. Als Bachelor of Arts im Dienstleistungsmarketing versorgt Julia euch u. a. mit Inhalten zu Marketingthemen, Success-Storys und zur NEXIpedia.
