Produktdatenmanagement – PDM einfach erklärt

Produktdatenmanagement (kurz „PDM“, engl.: „Product Data Management“) beschreibt die zentrale Organisation, Verwaltung und Verteilung aller wichtigen Produktdaten über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg. Der Begriff umfasst daher sowohl

• die Erfassung neuer Produktdaten während der Entwicklung als auch
• die Verwaltung und Aktualisierung bestehender Daten.

Das PDM hilft Unternehmen, Produktdaten wie Maße, Gewicht, technische Spezifikationen, CAD-Daten, Gefahrgutinformationen, Fertigungsanweisungen und Logistikdetails erfolgreich zu verwalten.

Im heutigen eBusiness spielt das Produktdatenmanagement (PDM) eine zentrale Rolle für eine erfolgreiche Verwaltung und Nutzung von Produktinformationen. Ihr klärt damit wichtige Fragen zu ihren Daten:

• Sind alle Produktdaten vollständig und aktuell?
• Welche Version eines Produkts ist freigegeben? Müssen Anpassungen vorgenommen werden?
• Wer hat zuletzt Änderungen an den Daten vorgenommen?

Außerdem verhindert ein zentrales Produktdatenmanagement Datensilos – also Situationen, in denen wichtige Informationen getrennt in verschiedenen Abteilungen oder Systemen liegen. Die Folge: Eure Teams greifen nicht auf dieselben Daten zu, Inhalte müssen mehrfach gepflegt werden oder widersprechen sich sogar. Ein leistungsfähiges PDM schafft hier Ordnung. Es stellt eine gemeinsame, verlässliche Datenbasis bereit – den Single Point of Truth. So arbeiten alle mit denselben, aktuellen Informationen, Abstimmungen werden einfacher und Fehler durch veraltete oder doppelte Daten verschwinden.

Zum Produktdatenmanagement gehört nicht nur die interne Datenpflege, sondern auch der Umgang mit externen Informationen sowie deren Weitergabe an externe Empfänger. Externe Daten sind zum Beispiel Produktinformationen, die Händler oder Hersteller von Lieferanten erhalten. Diese müssen häufig aufbereitet und in interne Systeme wie PIM oder ERP übernommen werden – das ist das sogenannte Data-Onboarding.

Gleichzeitig werden die Daten auch außerhalb des eigenen Unternehmens benötigt, etwa für Marktplätze oder Plattformen. Dieser Teil des Prozesses wird als Data-Syndication bezeichnet.

PDM ist also ein übergreifendes Konzept, das verschiedene Aspekte des Datenmanagemenets beinhaltet. Es umfasst eure gesamte Datenverwaltung von der Entwicklung eines Produkts bis hin zu seiner Markteinführung. Dabei spielt neben der internen Datenpflege auch die Verwaltung und Anpassung von Daten für externe Datenempfänger eine wichtige Rolle.

Das Data-Onboarding steht häufig am Anfang der gesamten Produktdatenmanagement-Kette – vor allem, wenn ihr mit Lieferanten oder Zulieferern arbeitet. Warum das so ist, zeigt ein einfaches Beispiel: Ein Händler für Staubsauger braucht für den Verkauf auf Amazon, Mercateo Unite oder eBay verlässliche Produktdaten. Käufer erwarten Informationen wie Bilder, Akkulaufzeit oder Saugleistung. Fehlen diese Angaben oder sind sie schlecht gepflegt, sinken die Chancen, dass das Produkt gekauft oder überhaupt in der Suche der Plattform oder bei Google angezeigt wird.

Der Punkt ist: Eine saubere Datenbasis von Anfang an ist entscheidend – und genau hier setzt das Data-Onboarding an. Externe Lieferantendaten müssen in interne Systeme wie ERP, PIM oder MDM integriert werden.

Die Herausforderung: Jeder Lieferant liefert seine Daten anders. Unterschiede zeigen sich in den Formaten (Excel, XML, JSON, CSV), im strukturellen Aufbau (z. B. verschiedene Spalten in Excel) und in der Datenqualität. Manche liefern nur Artikelnummer, Kurz- und Langtext plus ein Bild, andere übergeben sehr detaillierte Produktdaten.

Genau deshalb lohnt sich eine strukturierte Onboarding-Lösung. Dort lassen sich klare Vorgaben für Format und Qualität der Daten definieren. Die Lösung prüft eure Daten automatisiert und überträgt nur geprüfte Inhalte in eure internen Systeme.

Damit vermeidet ihr das typische „Shit-in – Shit-out“-Problem im Produktdatenmanagement. Schlechte Daten, die ungeprüft ins System gelangen, landen auch ungefiltert bei all euren Datenempfängern – und das kann teuer werden. Eine mangelhafte Datenbasis sorgt dafür, dass Händler, Großhändler oder Marktplätze eure Produkte nicht listen, schlecht ranken oder Kundinnen und Kunden schlicht nicht finden. Für das eBusiness bedeutet das: weniger Sichtbarkeit, weniger Umsatz.

Umgekehrt macht eine gute Datenbasis die Data-Syndication deutlich einfacher für euch. Denn wenn alle relevanten Informationen bereits vollständig vorliegen, können sie ohne großen Zusatzaufwand für externe Anforderungen aufbereitet werden – etwa für Marktplätze, Großhändler, Kunden, eProcurement-Plattformen oder für Standards wie BMEcat, FAB-DIS, ETIM xChange oder BMDG. Fehlt diese Basis, muss mühsam nachgepflegt werden, was den gesamten Prozess verzögert.

Kurz gesagt: Data-Onboarding und Data-Syndication sind zwei zentrale Bausteine für euererfolgreiches Produktdatenmanagement. Entsprechende Softwarelösungen helfen, beide Prozesse zu automatisieren und effizienter zu gestalten – und schaffen damit die Grundlage für saubere Daten, reibungslose Abläufe und ein starkes eBusiness.

Ihr nutzt für euer Produktdatenmanagement meist unterschiedliche Softwarelösungen. Jede Software ist meist auf eine spezifische Möglichkeit zur Datenverwaltung spezialisiert. Schnittstellen ermöglichen gleichzeitig den Austausch dieser Daten zwischen euren Systemen.

Es gibt u.a. folgende Produktdatenmanagement-Systeme:

• ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) dienen der Verwaltung von Preisen, Lagerbeständen und Bestellinformationen. Unternehmen setzen sie häufig bereits in der frühen Entwicklungs- und Produktionsphase ein. Der Staubsauger-Händler könnte hier aber auch grundlegende Produktinformationen wie Artikelnummern und Materialbeschreibungen hinterlegen. Einkaufs- und Produktionsabteilungen nutzen diese Daten wiederum, um Kosten zu senken und den Produktionsprozess effizient zu gestalten.
• Unter anderem spielen auch PIM-Systeme eine wichtige Rolle. Sie verwalten zentrale Produktinformationen wie technische Daten, Beschreibungen und Spezifikationen. Marketing- und Vertriebsteams greifen auf PIM-Systeme zu, um diese Daten auf verschiedenen Vertriebskanälen, wie Online-Shops und Katalogen, bereitzustellen.
• In DAM-Systemen speichern und verwalten Unternehmen Medien wie Bilder und Videos des Staubsaugers. Diese Systeme sind besonders wichtig für die Marketingabteilung, um visuelle Inhalte für Kampagnen und Plattformen bereitzustellen.
• MDM-Systeme sorgen hingegen dafür, dass alle Stammdaten übergreifend über alle Systeme hinweg konsistent bleiben.

In der Praxis habt ihr nicht nur ein System, sondern mehrere im Einsatz, z.B. werden Preisdaten im ERP und Produktdaten im PIM gepflegt. Das bedeutet in der Data-Syndication müsst ihr Daten aus verschiedenen Datenquellen zusammenführen, z.B. mithilfe einer entsprechenden Softwarelösung.

Zu den drei größten Vorteilen des PDM gehören

Zentraler Zugang zu aktuellen Produktdaten

• Ein PIM-System kann als zentrale Stelle für all eure Produktdaten dienen.
• Es schafft einen „Single Point of Truth“: all eure Daten liegen an einem Ort und sind jederzeit aktuell.

Effizienzsteigerung im Arbeitsalltag:

• Keine Suche mehr in unterschiedlichen Excel-Dateien oder Versionen.
• Zugriff auf eine zentrale, verlässliche Datenquelle spart Zeit und reduziert Fehler.
• Automatisierte Datenprüfungen verhindern Dubletten und fehlerhafte Einträge – sowohl in der Datenpflege in Produktion oder Vertrieb.

Schnellere Time-to-Market

• Produktinformationen lassen sich zentral schneller anreichern und aktualisieren.
• Eine einheitliche Datenbasis ermöglicht euch eine zügige Ausspielung in alle relevanten Kanäle.
• Dadurch gelangen eure Produkte schneller in den Verkauf.

Neben den Vorteilen des Produktdatenmanagements solltet ihr euch mit möglichen Herausforderungen im Kontext des PDM auseinandersetzen. Für nahezu jedes Problem gibt es aber passende Lösungen. Unter anderem könnten zum Beispiel diese Problemstellungen auftreten:

• Integration mit bestehenden IT-Systemen:
  Damit alles reibungslos funktioniert, müssen eure Systeme wie ERP, PIM und CAD miteinander verbunden sein. Standardisierte Schnittstellen wie APIs können euch hier helfen.
• Unterschiedliche Datenanforderungen:
  Es müssen verschiedene Datenformate oder Datenstandards bedient werden. Jede Plattform, jeder Kunde, jeder Großhändler hat andere Anforderungen. Eure Produktdaten müssen also umfangreich aufbereitet werden. Data-Syndication Lösungen helfen euch dabei diese Datenanforderungen schnell und einfach zu bewerkstelligen.
• Datenqualität:
  Unvollständige, veraltete oder inkonsistente Produktdaten wirken sich direkt auf Vertrieb, Kundenzufriedenheit und Sichtbarkeit aus. Deshalb ist es wichtig, sowohl interne Mitarbeitende als auch Lieferanten für die Bedeutung gut gepflegter Produktdaten zu sensibilisieren.
  Nur wenn alle Beteiligten Verantwortung für die Datenqualität übernehmen, können eure PDM-Prozess langfristig erfolgreich sein. Bei der Datenpflege helfen Data-Governance-Richtlinien. In denen steht klar drin, wie und welche Daten gepflegt werden müssen. Beim Onboarding von Lieferantendaten unterstützen euch Data-Onboarding-Lösungen.
• Benutzerakzeptanz und Schulung: 
  Die Einführung neuer Systeme und Produktdatenmanagement-Workflows kann mitunter auf Widerstand bei Mitarbeitern stoßen. Beispielsweise könnt es sein, dass eure Mitarbeiter die neuen Systeme und ihre manchmal umfangreichen Funktionen zuerst nicht verstehen oder sich schwertun, sie in bestehende oder neue Arbeitsprozesse zu integrieren. Hier können frühzeitige Schulungen und praxisorientierte Workshops Abhilfe schaffen. So können ihr die Anwender rechtzeitig mit den neuen Funktionen vertraut machen. Solche Maßnahmen erleichtern die Akzeptanz der neuen Systeme, sodass sie zeitnah und effizient in tägliche Workflows integriert werden können.