Lieferanten­portal einfach erklärt

Ein Lieferantenportal ist eine Software-Lösung sowohl für das Lieferantenmanagement / Lieferantendaten-Management als auch für das Lieferantendaten-Onboarding bzw. Data-Onboarding. Es vereinfacht und verbessert den Datenaustausch und optimiert die Kommunikation zwischen den Lieferanten und dem Kunden bzw. Portalbetreiber.

Durch das Voranschreiten der Globalisierung und Digitalisierung in den letzten Jahren, hat die Bedeutung der Kommunikation und des Datenaustausches zwischen unterschiedlichen Unternehmen immer weiter zugenommen. Doch dies funktioniert auf dem traditionellen Weg oft nur sehr zeitaufwendig und birgt ein hohes Fehlerpotential. Besonders im Bereich der Produktdaten liefern Lieferanten ihre Daten in unterschiedlichsten Formaten, wie z. B. BMEcat, Excel oder CSV. Dazu kommen verschiedene Datenstandards und Klassifikationen wie z. B. ECLASS und ETIM oder diverse Hausklassifikationen. Die gelieferten Daten müssen jedoch nicht unbedingt dem entsprechen, wie der Datenempfänger sie verarbeiten kann.

All diese Daten zu prüfen, aufzubereiten und dann einheitlich in ein ERP– oder PIM-System einzuspielen, ist sehr zeitaufwendig. Ein Lieferantenportal dient als Schnittstelle, um die Prozesse im Lieferantenmanagement einfach und effizient zu gestalten.

Kurz gesagt: Ein Lieferantenportal lohnt sich für alle Unternehmen, die Produktdaten von vielen Lieferanten in unterschiedlichen Formaten erhalten und diese ohne manuelle Nacharbeit in ihre eigenen Systeme bringen wollen.

Alle drei Begriffe sind euch vielleicht schon mal über den Weg gelaufen. Obwohl es teils inhaltliche Schnittmengen geben kann, kann man hier doch von drei getrennten Tools sprechen.

Ein Lieferantenportal für Produktdaten ist die Eingangstür für Lieferantendaten: Hier kommen fremde Produktdaten bzw. Artikeldaten an, werden geprüft und vereinheitlicht. Ein PIM-System (Product Information Management) ist das Zuhause dieser Daten, in dem sie dauerhaft gepflegt werden. Ein Einkaufsportal dagegen dient Bestellungen, Rechnungen und Ausschreibungen – und nicht der Pflege von Produktdaten.

Anders gesagt: Ein Lieferantenportal ersetzt euer PIM also nicht, sondern sorgt dafür, dass dort nur saubere Daten ankommen. Es ist sozusagen eine Art „vorgelagerter Qualitätsfilter“ für eure interne Datenpflege.

Ein modernes Lieferantenportal nutzt ein zentrales Zwischenformat, das als „Universal-Adapter“ fungiert. Euer Vorteil: Anstatt für jeden Lieferanten eine eigene Schnittstelle zum PIM oder ERP zu bauen, werden alle Quelldaten erst in diese neutrale Portal-Struktur transformiert – und von dort aus gebündelt in eure Zielsysteme überführt. In unserem B2B-Lieferantenportal, dem Supplier-Portal, heißt dieses zentrale Zwischenformat „Master-Datenformat“ oder „Masterdatenformat“ (kurz MDF). Ihr könnt es euch wie eine gemeinsame Sprache vorstellen: Egal, in welcher „Sprache“ ein Lieferant seine Daten liefert – im Portal wird alles erst einmal in diese eine Sprache übersetzt, von der aus dann weitergearbeitet werden kann.

Warum ein zentrales Einheitsformat so enorm wichtig im Lieferantenmanagement ist, zeigt die Realität vieler Großhändler: Eure Lieferanten liefern Produktdaten in unterschiedlichsten Sprachen und Formaten – von Excel-Tabellen über XML bis hin zu BMEcat oder CSV. Wenn ihr nun für jeden Lieferanten eine direkte Anbindung an euer PIM-, ERP- oder Shop-System bauen müsstet, würde bei 100 Lieferanten und 3 Zielsystemen ein unkontrollierbares Geflecht aus 300 Schnittstellen entstehen. Da blickt nicht nur niemand mehr durch – sondern dieser Datensalat ist auch ein perfekter Nährboden für Ineffizienzen, Fehler, eine verlängerte Time-to-Market und mehr.

Der Gamechanger: Mit einem zentralen Zwischenformat wie so einem Master-Datenformat wird dagegen jeder Lieferant und jedes Zielsystem nur ein einziges Mal angebunden. Aus 100 × 3 = 300 Schnittstellen werden so 100 + 3 = 103.

Das bringt euch zwei entscheidende Vorteile:

• Einmal konfigurieren, dauerhaft nutzen: Ihr definiert euer internes Zielformat genau ein einziges Mal im Portal.

• Entkoppelte IT: Kommt ein neuer Lieferant hinzu, muss lediglich dessen Datenstruktur an diesen „Universal-Adapter“ angepasst werden – eure internen PIM- und ERP-Systeme bleiben davon völlig unberührt.

Ein modernes Lieferantenportal arbeitet in drei Schritten: Es liest die fremden Lieferantendaten ein und prüft sie (Input). Auf Wunsch reichert es sie mit euren eigenen Informationen an (Anreicherung, optional). Zum Schluss leitet es sie im passenden Format an PIM, ERP oder externe Datenempfänger aus (Output). Diesen Gesamtprozess nennt man auch Data-Onboarding, Supplier-Data-Onboarding oder Lieferanten-Onboarding.

In der E-Business-Praxis läuft dieser 3-Stufen-Workflow also so ab:

• Input-Phase (Upload & Übersetzung): Eure Lieferanten laden ihre Quelldateien hoch. Die Daten werden in das neutrale Zwischenformat (MDF) übersetzt und automatisch auf Fehler, Pflichtfelder oder z. B. ETIM-Klassifikationsstandards geprüft.

• Anreicherungs-Phase (optional, Datenveredelung): Vor der Übernahme könnt ihr die Produktdaten im Zwischenformat veredeln – beispielsweise durch die automatische Verknüpfung mit euren internen PIM-Kategorien, durch automatisierte Bildbearbeitung (z. B. Bildgröße oder Dateiformat vereinheitlichen) oder zahlreiche andere, oft KI-gestützte Datentransformationsfunktionen.

• Output-Phase (Zielsystem-Ausleitung): Die nun harmonisierten und angereicherten Daten werden exakt in die Formate konvertiert und ausgeleitet, die eure Folgesysteme (z. B. BMEcat, PIM, ERP oder DATANORM) erwarten. Außerdem könnt ihr Branchenstandards wie BMEcat, ETIM xChange, FAB-DIS, DQR, BMDG und weitere Formate für externe Datenempfänger (z. B. Marktplätze, Branchenportale, Datenhubs etc.) generieren und verteilen.

In einem modernen B2B-Lieferantenportal wird die Datenqualität durch automatische Prüfungen und ein digitales Vier-Augen-Prinzip gesichert: Zuerst erhält der Lieferant einen Prüfbericht, korrigiert seine Daten und gibt sie anschließend frei. Danach prüft und bestätigt ihr als Händler die Lieferung. Erst dann gelangen die Daten passgenau in eure Systeme. Aber: Ein reiner Speicher für hochgeladene Dateien garantiert noch keine sauberen Daten.

Ein modernes Lieferantenportal verteilt die Qualitätssicherung deshalb auf zwei Schultern:

• Freigabe durch den Lieferanten (im Supplier-Portal: „Supplier Approval“): Findet das Supplier-Portal fehlende Pflichtangaben oder falsche Werte, erhält der Lieferant sofort einen Prüfbericht. Er behebt die Fehler selbst und gibt seine Daten dann frei.

• Freigabe durch euch als Großhändler (im Supplier-Portal: „Operator Approval“): Euer Team wird benachrichtigt, sobald geprüfte Daten vorliegen. Nach eurer Sichtprüfung bestätigt ihr die Lieferung, und erst dann werden die Daten dauerhaft in eure Systeme übernommen. Passt etwas nicht, geht die Lieferung wieder zurück an den Lieferanten. Übrigens: Bei bewährten Lieferanten lassen sich die Freigaben auch automatisieren.

Über ein Lieferantenportal werden vor allem relevante Produktdaten ausgetauscht: Das können Artikelmerkmale, Beschreibungen, Preise und auch Klassifikationen wie ETIM oder ECLASS sein. Dazu kommen noch Medien wie Bilder, Videos und Datenblätter sowie Stammdaten des Lieferanten wie Ansprechpartner oder Zertifikate.

Wichtig für euch als Lieferantenportal-Betreiber: Weil sich diese Daten zum Teil laufend ändern, sollten wiederkehrende Datenlieferungen automatisiert ablaufen können – z. B. per Schnittstelle (API) oder per SFTP, einem gesicherten Weg für die Dateiübertragung.

Durch ein Lieferantenportal sind Lieferanten in der Lage, sich selber zu verwalten. Sie können ihre Daten dort einpflegen und sie automatisch prüfen lassen. So erhält jeder Lieferant direkt einen Überblick, welche Daten überarbeitet werden müssen oder noch fehlen.

Der Datenempfänger (ein Großhändler im Falle eines B2B-Lieferantenportals) kann dagegen einsehen, welcher Lieferant wann welche Daten geliefert hat, welche Qualität die Daten haben – und welche noch nachgereicht werden müssen.

Anders gesagt: Von einem Lieferantenportal profitieren beide Seiten, denn am Ende entstehen Daten von hoher Qualität, die die Produkte in Online-Shops und auf Marktplätzen bestmöglich platzieren:

• Händler: haben mehr Transparenz darüber, wer wann was geliefert und freigegeben hat, weniger manuelle Nacharbeit und eine kürzere Time-to-Market.

• Lieferanten: erhalten eine sofortige Rückmeldung zu fehlenden oder falschen Daten, erhalten gleichzeitig weniger Rückfragen und jederzeit Einblick in den Stand ihrer Lieferung.

• Beide: klar definierte Prozesse – und jeder Lieferant sieht ausschließlich seine eigenen Daten.

Ein modernes Lieferantenportal unterstützt im besten Fall drei verschiedene Onboarding-Modelle: Den eigenständigen Upload durch eure Lieferanten (Self-Service), das betreute Setup durch euch als Händler für weniger IT-affine Partner (Self-Managed) – oder eine flexible Hybrid-Lösung pro Lieferant.

Da eure Lieferanten im Normalfall über unterschiedlich viel IT-Know-how und Ressourcen verfügen, muss sich natürlich auch das ganze Daten-Onboarding flexibel daran anpassen lassen. Hier nochmal die einzelnen Möglichkeiten im Überblick:

• Self-Service: Eure digital affinen Lieferanten nutzen geführte Upload-Assistenten, nehmen Datenmappings (also die Zuordnung ihrer Datenfelder zu euren) selbst vor und korrigieren Fehler eigenständig im Portal.

• Self-Managed: Für wichtige Partner oder kleinere Betriebe übernehmt ihr als B2B-Händler (oder euer Software-Partner) die Einrichtung der Mapping-Profile, damit keine Barrieren entstehen.

• Hybrid: Ihr entscheidet je nach Lieferantenstruktur, Projektgröße oder Branchenstandard individuell, welcher Partner welchen Service-Grad erhält. Damit bleibt ihr maximal flexibel.

Wie ihr schon seht, gibt es verschiedene Akteure, die in einem Lieferantenportal aktiv sein können. Aber nicht jeder Nutzer hat dieselbe Perspektive, Aufgabe – oder soll dieselben Rechte haben.

Deshalb kommt kein modernes Lieferantenportal ohne ein rollenbasiertes Rechtemanagement aus. Im Normalfall unterscheidet man zwei Seiten: den Portalbetreiber (ihr als Händler oder Großhändler) und die Datenlieferanten (eure Lieferanten, also meist Hersteller, aber z. B. auch Vorlieferanten). Dazu kommen Administratoren für die Technik. Innerhalb dieser Seiten lassen sich Rechte fein verteilen, z. B. wer Daten nur einsehen, wer sie freigeben oder wer Benutzerzugänge verwalten darf.

Damit der Datenschutz, die Prozesssicherheit und die intuitive Bedienbarkeit gewährleistet sind, greift das Rollenkonzept in der Praxis so:

• Operator (Großhändler / Händler): Als Anbieter / Betreiber eines Lieferantenportals steuert ihr das Portal, legt Datenstrukturen fest, prüft Anlieferungen und schaltet Daten frei.

• Supplier (Lieferant / Hersteller): Diese Rolle haben die externen Nutzer des Portals. Sie laden Daten hoch, prüfen Validierungsberichte und verwalten eigene Mitarbeiter-Zugänge.

• Data User (Datennutzer): Dies ist eine reine Lese- und Download-Rolle (z. B. für Vertriebs- oder Marketing-Mitarbeiter), um fertig aufbereitete eKataloge oder Ausleitungen einzusehen. Die Rolle gehört zur Betreiberseite.

• Admin (Administrator): Diese IT-Rolle dient zur technischen Verwaltung, der Überwachung von System-Rechten und ermöglicht einen umfassenden Zugriff auf alle Portal-Bereiche.

Je nach Lieferantenportal-Anbieter können diese Rollen unterschiedliche Namen tragen. Im Supplier-Portal von nexoma tragen diese Rollen beispielsweise die englischen Bezeichnungen Operator (Betreiber), Supplier (Lieferant), Data User und Admin.