Lieferanten­portal einfach erklärt

Ein Lieferantenportal ist eine Software-Lösung sowohl für das Lieferantenmanagement als auch für das Data-Onboarding. Es vereinfacht und verbessert den Datenaustausch und optimiert die Kommunikation zwischen den Lieferanten und dem Kunden bzw. Portalbetreiber.

Durch das Voranschreiten der Globalisierung und Digitalisierung in den letzten Jahren, hat die Bedeutung der Kommunikation und des Datenaustausches zwischen unterschiedlichen Unternehmen immer weiter zugenommen. Doch dies funktioniert auf dem traditionellen Weg oft nur sehr zeitaufwendig und birgt ein hohes Fehlerpotential. Besonders im Bereich der Produktdaten liefern Lieferanten ihre Daten in unterschiedlichsten Formaten, wie z. B. BMEcat, Excel oder CSV. Dazu kommen verschiedene Datenstandards und Klassifikationen wie z. B. ECLASS und ETIM oder diverse Hausklassifikationen. Die gelieferten Daten müssen jedoch nicht unbedingt dem entsprechen, wie der Datenempfänger sie verarbeiten kann.

All diese Daten zu prüfen, aufzubereiten und dann einheitlich in ein ERP- oder PIM-System einzuspielen, ist sehr zeitaufwendig.

Ein Lieferantenportal dient als Schnittstelle, um die Prozesse im Lieferantenmanagement einfach und effizient zu gestalten.

Im ersten Schritt dient ein Lieferantenportal als Schnittstelle zu den Lieferanten, um das Lieferantenonboarding durchzuführen. Dabei werden die Unternehmensdaten und Ansprechpartner aufgenommen. Das Data-Onboarding erfolgt ebenso.

Im zweiten Schritt werden die gelieferten Daten geprüft. In diesem Data Quality Check werden die Daten der Lieferanten sowohl auf Quantität als auch auf Qualität geprüft. Neben den Pflichtfeldern werden Abhängigkeiten und Formatdetails auf den Prüfstand gestellt.

Im dritten Schritt wählt der Portalbetreiber, also der Kunde der Lieferanten, das gewünschte Portfolio aus, das in die eigenen Folgesysteme wie PIM und ERP übernommen werden soll. Dazu werden die geprüften Lieferantendaten in die Struktur und das Format transformiert, welches jedes der eigenen Systeme verarbeiten kann.

Durch ein Lieferantenportal sind Lieferanten in der Lage, sich selber zu verwalten. Sie können ihre Daten dort einpflegen und sie automatisch prüfen lassen. So erhält jeder Lieferant direkt einen Überblick, welche Daten überarbeitet werden müssen oder noch fehlen. Der Datenempfänger kann dagegen einsehen, welcher Lieferant wann welche Daten geliefert hat, welche Qualität die Daten haben und welche noch nachgereicht werden müssen. So profitieren beide Seiten, denn am Ende entstehen Daten von hoher Qualität, die die Produkte in Online-Shops und auf Marktplätzen bestmöglich platzieren.

Zusammengefasst ermöglicht ein Lieferantenportal:

• Eine erhöhte Transparenz in der Datenlieferkette,
• eine verbesserte Kommunikation und damit optimierte Prozesse
• und eine hohe Zeit- und Kostenersparnis.