Stammdaten einfach erklärt

Stammdaten (engl. „master data“) sind Daten, die langfristig in einem Unternehmen angesiedelt sind. Dabei bieten sie u.a. Informationen über Artikel, Materialien, Mitarbeitende, Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten. Im Gegensatz zu den dynamischen Bewegungsdaten (z.B. Bestellungen, Lieferungen) haben Stammdaten einen statischen Charakter. Sie werden in unterschiedlichen Abteilungen eines Unternehmens eingesetzt und bilden die Grundlage für vielfältige Geschäftsprozesse (z.B. im Einkauf, Vertrieb, Marketing usw.).

Stammdaten unterscheiden sich durch verschiedene Kriterien wie Informationsgehalt und Verwendungszweck / Verwendungsort. Zu den wichtigsten Stammdatenarten im Handel gehören:

• Produktdaten & Artikelstammdaten: Diese Daten beinhalten alle relevanten Informationen, die ein Produkt eindeutig beschreiben. Die oben verlinkten NEXIpedia-Artikel erläutern die genauen Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen beiden Datenarten spezifischer. Beispiele sind Artikelbezeichnungen, GTIN-Codes, Preise oder Maße.

• Kundenstammdaten: Damit sind Informationen über Kunden gemeint, die ihr als Unternehmen nutzt, um Kundenbeziehungen zu verwalten und zu verbessern. Ein CRM-System (Customer-Relationship-Management) verwaltet beispielsweise Stammdaten wie den Kundennamen oder Kontaktdaten.

• Lieferantenstammdaten: Diese Stammdaten umfassen alle wesentlichen Informationen über eure Lieferanten. Neben der Pflege dieser Daten (z. B. in eurem ERP-System) werden dafür auch sogenannte SRM-Lösungen (Supplier Relationship Management) wie das Supplier-Portal verwendet. Beispiele für solche Stammdaten sind Firmennamen von Lieferanten und deren Kontaktdaten.

• Unternehmensstammdaten: Unternehmensstammdaten enthalten grundlegende und rechtlich relevante Informationen über euer eigenes Unternehmen. Diese Daten sind entscheidend für juristische, finanzielle und administrative Prozesse. Klassischerweise sind ERP- und/oder BI-Tools (Business Intelligence) auf die Pflege solcher Unternehmensdaten spezialisiert. Beispiele dafür sind der Firmenname, der Unternehmenssitz, die Handelsregisternummer oder auch die Steuernummer.

Ihr seht: Diese Stammdatenarten bilden das Rückgrat für die Informationsstruktur von Unternehmen. Denn in einem gut vernetzten System sorgen sie dafür, dass Abläufe und Prozesse automatisiert im eBusiness funktionieren – beispielsweise in der Auftragsverarbeitung: Basierend auf den Stammdaten der Kunden und Produkte wird die Bestellung automatisch an das ERP-System weitergeleitet. Dort wird dann der Bestand aktualisiert, die Rechnung erstellt und die Lieferung veranlasst. Dadurch läuft der gesamte Verkaufsprozess beschleunigt ab und manuelle Eingriffe sind – wenn überhaupt – nur minimal nötig. Aber: Diese Automatisierungen funktionieren allerdings nur, wenn ihr Stammdaten gut pflegt..

Die Pflege von Stammdaten ist ein wesentlicher Bestandteil eures Stammdatenmanagements – auch bekannt als „Master Data Management“. Das zentrale Ziel dabei ist die Sicherstellung der Datenkonsistenz, welche gewährleistet, dass alle Daten korrekt, einheitlich und stets aktuell sind. Folgende Faktoren tragen entscheidend dazu bei, die Konsistenz der Daten aufrechtzuerhalten:

• Datenaktualität und -korrektheit: Ihr müsst Stammdaten regelmäßig auf dem neuesten Stand halten. Veränderungen, wie etwa neue Rechnungsanschriften von Kunden oder angepasste Farbvarianten von Produkten, solltet ihr schnellstmöglich einpflegen. Andernfalls können Fehler wie Fehlbestellungen oder Falschlieferungen auftreten.

• Datenvollständigkeit: Ihr solltet Stammdaten so umfassend wie möglich erfassen. Beispielsweise ist es ratsam, vollständige Artikelstammdaten wie GTIN, Abmessungen, Beschreibungen und Farben zu pflegen, sofern ihr diese Daten zur Verfügung hat. Als Händler könnt ihr euren Lieferanten im Kontext der Datenlieferung klare Vorgaben machen, um vollständige Datensätze sicherzustellen – etwa mithilfe des Supplier-Portals als Data-Onboarding-Tool. Letztendlich erhalten eure Kunden dadurch alle relevanten Informationen, die sie für ihre Kaufentscheidung benötigen. Außerdem verbessern vollständige Daten die Auffindbarkeit eurer Produkte bzw. eures Unternehmens in Suchmaschinen oder auf Online-Marktplätzen – was die Kaufwahrscheinlichkeit steigert. Nicht ohne Grund neigen Großhändler und Kunden dazu, bevorzugt Unternehmen mit vollständig gepflegten Produktdaten zu listen.

• Datenzentralisierung: Eine zentrale Datenhaltung bietet euch zahlreiche Vorteile. Sie verhindert Dubletten oder Redundanzen, indem all eure Abteilungen auf eine zentrale Datenquelle zurückgreifen. So stellt ihr sicher, dass beispielsweise die eCommerce-, Einkaufs- und Vertriebsabteilungen dieselben Preisdaten nutzen. Ändert die Einkaufsabteilung den Preis in einem zentralen System (z.B. einem MDM-System), können alle anderen Abteilungen, wie Vertrieb und eCommerce, direkt auf die aktualisierten Daten zugreifen. Dadurch schafft ihr einen sogenannten „Single Point of Truth“, also einen einzigen Ort der Wahrheit, an dem immer die beste und aktuellste Version eines Datensatzes (auch „Golden Record“ genannt) zentral hinterlegt ist. Dadurch verhindert ihr auch isolierte Datensilos, also getrennt verwaltete Datenbestände. Ebenfalls entscheidend ist eine klare Definition der Zuständigkeiten: Welche Mitarbeiter sind für die Pflege und Verwaltung der Stammdaten verantwortlich, und haben sie direkten Zugriff auf diese?

Nach der Erläuterung der grundlegenden Prinzipien und der Wichtigkeit der Stammdatenpflege erfahrt ihr jetzt mehr über Rollen, die Stammdaten im Produktdatenmanagement spielen. Übrigens: Weitere wissenswerte Informationen zum Master Data Management findet ihr im dazugehörigen NEXIpedia-Beitrag erläutert.

Auch beim sogenannten Data-Onboarding, also der Übernahme von Daten von externen Lieferanten, sind Stammdaten von großer Bedeutung. Als Händler oder Marktplatzbetreiber erhaltet ihr häufig Produktstammdaten in unterschiedlichen Formaten und mit variierender Qualität. Ein gut durchdachtes Onboarding sorgt dafür, dass nur Daten in eure Empfängersysteme (z.B. PIM-Systeme oder Marktplätze) gelangen, die den erforderlichen Standards entsprechen. Andernfalls besteht die Gefahr für „Shit in / shit out“ in der weiteren eigenen Datenausleitung. Anders gesagt: Aus zuvor bereits schlecht oder unvollständig gepflegten Daten könnt ihr keine Vorteile ziehen. Data-Onboarding-Lösungen wie das Supplier-Portal ermöglichen Lieferanten, Herstellern und Händler ein zentralisiertes und einheitliches Onboarding.

Gut gepflegte Stammdaten spielen auch im Kontext eurer Datenausleitung bzw. Data-Syndication eine wichtige Rolle. Wenn Stammdaten bereits sehr gut gepflegt im PIM/MDM-System sind, lassen sich diese auch schneller und in einer höheren Qualität für verschiedene Zielformate wie BMEcat 1.2 & 2005, BMDG, CIF Ariba, CSV, DATANORM, DPB-Branchenstandard, DICO, DQR, ETIM BMEcat (4.0.3. und 5.0), ETIM xChange, EXCEL/XLSX, FAB-DIS, GAEB, JSON, openTRANS, PBSeasy, XML und XRechnung oder Zielkanäle wie etwa 1WorldSync, 2BA/InstallData, Amazon, ARGE Neue Medien, ausschreiben.de, BEGROS, building-masterdata.com, Conrad, eBay, ELGATE, Galaxus, GS1, Heinze-Lieferantenportal, Mercateo / Unite, Open Datacheck, OTTO, das SAXO-Portal, SAP Ariba, Shopware und simple system aufbereiten. Dadurch erzielt ihr als Unternehmen eine höhere Sichtbarkeit in Suchmaschinen und generiert letztendlich mehr Umsatz. Im B2B-Bereich führt eine hohe Datenqualität also auch zu besseren Listungen bei Großhändlern oder Handelsplattformen.
Ingesamt ermöglichen gepflegte Stammdaten also eine ansprechende und einheitliche Produktpräsentation über alle Vertriebskanäle hinweg. Somit unterstützen sie euch direkt im Rahmen einer Multi- und Omnichannel-Strategie.

SaaS-Softwarelösungen wie CatalogExpress unterstützen bei der Data-Syndication. Sie ermöglichen die Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Quellsystemen (PIM/DAM/ERP etc.) und Datenquellen (CSV, JSON, XML, XLSX etc.), die Zusammenführung und Optimierung dieser Daten hinsichtlich festgelegter Zielformatvorgaben (etwa BMEcat, ETIM xChange, XML etc.) und die automatische Bereitstellung sowie Distribution.

Aus Unternehmensperspektive haben gepflegte Stammdaten viele Vorteile. Zum einen ermöglichen sie effizienteres Arbeiten: Es sind weniger Korrekturen und schnellere Abläufe in der Data-Syndication nötig, da die Daten eine hohe Qualität vorweisen.

Dies führt dann nicht nur zu einer entsprechenden Zeit- und Kostenersparnis, sondern auch zu zufriedeneren Kunden und Mitarbeitern. Die Zusammenarbeit wird besser, dank klarer und zugänglicher Daten. Außerdem helfen euch aktuelle Stammdaten dabei, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und Risiken zu minimieren. Anders gesagt: Stammdaten unterstützen euch bei Compliance-Themen und dem Risikomanagement.

Wenn ihr Produktstammdaten strukturiert pflegt, ermöglichen sie euren Kunden z.B. Filtermöglichkeiten im Online-Shop und erleichtern ihnen die Produktsuche. Richtige und vollständige Produktinformationen stärken also auch das Vertrauen in Produkte und Unternehmen. Nehmen wir als Beispiel einen Lampenhersteller: Er liefert genau die Informationen, die sich ein Käufer wünscht – z. B. Informationen zu den Lampenfassungen, zur Leuchtkraft oder zur Energieeffizienzklasse.

Dadurch hat der Käufer prinzipiell alle Informationen, die er benötigt, um sich für einen Kauf zu entscheiden. Man könnte also auch sagen: Gut gepflegte Stammdaten können den Kaufprozess beschleunigen. Zudem verringern sich durch genau beschriebene Produkte auch Rücksendungen. Der Kunde erhält genau das Produkt, dass er aufgrund der aussagekräftigen Produktangaben erwartet – in unserem Fall vielleicht ein Leuchtmittel für die Fassung E14. Für euch heißt das: All diese Vorteile führen zu einem optimalen Kauferlebnis für den Kunden.