PIM einfach erklärt

Um zu verstehen, wie ein PIM-System eigentlich funktioniert, hilft ein Blick auf die verschiedenen Schritte der Datenverarbeitung und -verwaltung. Diese hängen so miteinander zusammen:

• Daten sammeln: Zunächst sammelt das Produktinformationsmanagement-System alle produktrelevanten Informationen aus verschiedenen Quellen. Zu diesen Daten gehören beispielsweise GTINs (Global Trade Item Numbers), technische Informationen, Beschreibungen, Bilder, Marketingtexte und weitere Attribute für die Darstellung und Vermarktung.

• Daten konsolidieren: Das PIM-System vereinheitlicht die gesammelten Informationen dann in einer zentralen Datenbank. Dabei wird ein sogenannter „Golden Record“ erstellt. Ein „Golden Record“ ist die zentrale, umfassende und korrekte Version eines Datensatzes, der alle relevanten Informationen zu einem Produkt enthält. Damit stellt ihr sicher, dass alle Abteilungen und Systeme mit konsistenten und aktuellen Informationen arbeiten.

• Daten organisieren: Im Produktinformationsmanagement-System werden die Produktdaten organisiert und strukturiert. Dies kann die Klassifizierung von Produkten, die Zuweisung von Attributen (wie Größe, Farbe, Preis) und die Zuordnung zu bestimmten Produktfamilien oder Kategorien umfassen.

• Daten anreichern: Verschiedene PIM-Nutzer können die Daten im System weiter anreichern, indem sie zusätzliche Informationen hinterlegen. Das können zum Beispiel detaillierte Produktbeschreibungen, technische Spezifikationen, Bilder und Videos sein. Nutzer können solche Mediendaten beispielsweise auch aus DAM-Systemen (Digital Asset Management) importieren. Solch eine Anreicherung hilft, vollständige und ansprechende Produktprofile zu erstellen.

• Daten pflegen: Ein Produktinformationsmanagement-System ermöglicht also, Produktinformationen kontinuierlich zu aktualisieren und zu pflegen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist auch die Mehrsprachigkeit: PIM-Systeme unterstützten für gewöhnlich die Verwaltung von Produktdaten in verschiedenen Sprachen. Als Unternehmen könnt ihr eure Produkte dadurch international konsistent und korrekt präsentieren. So wird auch gewährleistet, dass alle Informationen, unabhängig von der Sprache oder Region, stets aktuell und relevant sind.

Als eBusiness-Unternehmen profitiert ihr bei der Produktdatenverwaltung stark von den verschiedenen Funktionen eines PIM-Systems. Sofern eure Produktdaten gut gepflegt sind, ergeben sich unter anderem diese Vorteile:

• Beschleunigung der Markteinführungszeit:
  PIM-Systeme helfen euch, die Verwaltung und Freigabe von Produktinformationen effizienter zu gestalten. Integrierte Workflows und automatisierte Prozesse beschleunigen Genehmigungen und reduzieren Fehlerquellen, was euren gesamten Markteinführungsprozess verkürzt. Nehmen wir an, ihr seid ein Brauereiunternehmen und bringt zum Beispiel eine neue Biersorte auf den Markt. Dank eures PIM-Systems können eure Mitarbeiter die Produktbeschreibungen, Etiketten und Verpackungen schnell genehmigen und anpassen.

• Medienneutrale und mehrsprachige Datenaufbereitung:
  Ein PIM-System ermöglicht euch die medienneutrale Verarbeitung und mehrsprachige Pflege von Produktinformationen. Dadurch könnt ihr diese Daten flexibel für verschiedene Vertriebskanäle wie Online-Shops, Print-Kataloge, mobile Apps und internationale Märkte aufbereiten. Für eure Biermarke könnt ihr dieselben Produktinformationen in unterschiedlichen Sprachen zentral pflegen – sowohl für den Online-Shop in Europa als auch für Printkataloge in den USA oder für die mobile App in Asien.

• Verbesserung der Kundenerfahrung:
  Durch die Bereitstellung konsistenter, mehrsprachiger und genauer Produktinformationen über alle Vertriebskanäle hinweg finden eure Kunden stets die richtigen und vollständigen Informationen. Das beeinflusst ihre Kaufentscheidung mitunter enorm. Kunden eures Online-Shops für Bier finden detaillierte und einheitliche Informationen zu eurem Craftbeer – unabhängig davon, ob sie die Informationen auf eurer Website, in der mobilen App oder im physischen Geschäft einsehen.

• Zeitersparnis und Kostenoptimierung:
  Ein PIM-System sorgt für eine erhebliche Zeitersparnis, indem es die Notwendigkeit mehrfacher Dateneingaben eliminiert und den Aufwand für die manuelle Datenpflege reduziert. Obwohl die Implementierung und Pflege eines Produktinformationsmanagement-Systems Kosten verursacht, gleicht ihr diese durch die Einsparungen bei den Prozessen und durch die Reduzierung von Fehlern langfristig aus. Als regionale Brauerei reduziert ihr zum Beispiel den Zeitaufwand für die Aktualisierung von Bieretiketten durch ein PIM-System um 50 %, weil alle Daten zentral gepflegt und automatisch an alle Vertriebskanäle übermittelt werden.

• Steigerung der Datenqualität und zentrale Verwaltung:
  PIM-Systeme verbessern die Qualität der Produktinformationen, indem sie Duplikate eliminieren, die Konsistenz sicherstellen und die Aktualität eurer Daten zentralisiert gewährleisten. Wenn ihr als Craftbier-Brauerei ein PIM-System verwendet, stellt ihr leicht sicher, dass alle Informationen zu euren Bieren – von den Zutaten bis zu den Produktionsdaten – konsistent und aktuell sind.

Ihr seht: Ein Produktinformationsmanagement-System ist das Herzstück im Produktdatenmanagement und spielt eine zentrale Rolle entlang eurer Content Supply Chain.

Damit ihr als Unternehmen Produktinformationen möglichst reichhaltig und qualitativ hochwertig nutzen könnt, ist die Anreicherung eurer Basisdaten um zusätzliche Informationen ebenfalls wichtig. Damit sind beispielsweise Preise, Lagerbestände und Mediendaten (Bilder, Videos, Dokumente) gemeint. Ganzheitliche Produktdaten für verschiedene Zielkanäle helfen maßgeblich dabei, eure Produkte gut verständlich zu platzieren. Kundenseitig machen Sie eine Kaufentscheidung nicht zuletzt wesentlich wahrscheinlicher.

Für euch ist deshalb besonders wichtig, schon ab der ersten Datenanlage nur qualitativ hochwertige Daten in euer PIM-System einzupflegen. Nur so kann man als Hersteller und Händler sicherstellen, dass alle nachfolgenden Prozesse auf verlässliche und nutzbare Produktdaten zugreifen. Über technische Schnittstellen ermöglichen PIM-Systeme euch auch die Integration von Daten aus anderen Systemen wie einem ERP oder DAM. Als Anwender könnt ihr so bereits im PIM hinterlegte Produktdaten um dazugehörige Datensätze anreichern.

Indem euer Produktinformationsmanagement-System sicherstellt, dass alle Produktinformationen konsistent, aktuell und jederzeit leicht zugänglich sind, optimiert ihr auch Prozesse im Vertrieb und Marketing. Diese Abteilungen können die PIM-Daten nämlich als Grundlage für Angebote, spezifische Marketingkampagnen usw. nutzen. Anders gesagt: Ein PIM ist weit mehr als nur eine Datenbank, sondern ein integraler Bestandteil eurer gesamten Produktdatenstrategie.

Alternativ dazu könnt ihr als Unternehmen auch auf den „Best of Suite“-Ansatz setzen. Hier würdet ihr statt vieler verschiedener Systeme nur einee einzige monolithische Software eines Anbieters nutzen, die mehrere Funktionen zentral bündelt. Der Nachteil hier: In diesem Fall wäre man von einem Anbieter abhängig.

Wie ihr seht, gibt es hier letztendlich kein eindeutiges „Richtig“ oder „Falsch“. Es hängt vielmehr vom Einzelfall bzw. den Unternehmensstrukturen ab, welche Strategie am besten passt. Doch wie können Unternehmen ihre Produktdaten allgemein für bestimmte Austauschformate konsolidieren und optimiert bereitstellen? Auch dafür gibt es spezielle Softwarelösungen.