DPP – Digitaler Produktpass einfach erklärt

Jedes Produkt mit einem DPP erhält eine eindeutige, dauerhafte Kennnummer. Dieser Identifier / diese Kennung bildet das Fundament des gesamten Produktpasses und ist entsprechend mit allen hinterlegten Informationen verknüpft.

Der Zugang zum Produktpass erfolgt über einen klar sichtbaren Code direkt am Produkt. Das kann zum Beispiel ein QR-Code, ein Barcode oder ein RFID-Chip sein. Dieser sogenannte „Datenträger“ ist entweder auf dem Produkt selbst, auf der Verpackung oder in der beigefügten Dokumentation angebracht. Wer den Code dann scannt, gelangt direkt zur digitalen Version des Produktpasses.

Der Produktpass kann sich auf unterschiedliche Ebenen beziehen:

• ein komplettes Modell (z.  alle Geräte einer bestimmten Waschmaschinenserie),
• eine Produktcharge, die zu einem bestimmten Zeitpunkt unter denselben Bedingungen gefertigt wurde (z.B. eine Solarzellen-Charge aus Oktober 2024. Spätere Chargen weichen beispielsweise wegen einer Materialumstellung leicht ab. Daher erhält jede Charge auch ihren eigenen DPP),
• oder ein einzelnes Produkt (z.B. maßgeschneiderte Tische).

Welche Ebene gewählt wird, hängt von der jeweiligen Produktgruppe und deren Anforderungen ab.

Damit DPPs auch europaweit einheitlich funktionieren, sollen sie auf anerkannten technischen Standards wie ISO- oder CEN-Normen basieren. Solange es noch keine EU-weiten Vorgaben gibt, dürfen diese genutzt werden. Sobald aber offizielle EU-Normen im Amtsblatt erscheinen, werden diese verbindlich.

Die Daten im DPP müssen so gespeichert sein, dass sie leicht lesbar, durchsuchbar und weiterverwendbar sind – auch von Maschinen. Das bedeutet konkret: Die Informationen müssen in offenen Formaten vorliegen (wie z. B. JSON oder XML), wodurch keine Bindung an bestimmte Softwareanbieter besteht. So wird sichergestellt, dass möglichst viele Systeme ohne technische Hürden darauf zugreifen können.

Persönliche Daten (etwa von Endverbrauchern) dürfen im Produktpass nur dann gespeichert werden, wenn sie diesem Prozedere ausdrücklich zugestimmt haben. Diese Regelung folgt der bereits bestehenden Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), welche u.a. die Privatsphäre der Nutzer schützt.

Nicht alle Informationen des DPP sind für jede Zielgruppe sichtbar. Die Zugriffsrechte werden produktgruppenspezifisch definiert – etwa unterschiedlich für Konsumenten, Reparaturbetriebe oder Behörden.

Damit die Informationen im DPP auch langfristig verfügbar bleiben, ist eine Sicherheitskopie bei einem unabhängigen Drittanbieter vorgeschrieben. Das ist zum Beispiel wichtig, wenn ein Unternehmen in Konkurs geht oder den Betrieb einstellt. So ist immer sichergestellt, dass auch in Zukunft noch auf wichtige Produktdaten zugegriffen werden kann. Außerdem sind Hersteller bzw. sogenannte „Wirtschaftsakteure“, die ein Produkt auf den Markt bringen, verpflichtet, digitale Kopien oder Links zum Produktpass an Händler und Online-Marktplätze weiterzugeben – kostenlos und innerhalb von fünf Werktagen.

Viele dieser Anforderungen rund um den DPP sind im Detail allerdings noch nicht abschließend geklärt. Dazu gehören Faktoren wie das konkrete Datenformat, die Art und Position des Datenträgers, die genaue Rollenverteilung beim Datenzugriff oder die Detailtiefe der Angaben je nach Produkttyp.

Dazu gehören folgende Anforderungen:

• Umweltaspekte: Angaben über Energie- und Ressourcenverbrauch, CO₂-Fußabdruck oder Schadstoffbelastung.
• Materialzusammensetzung: Informationen zu enthaltenen Stoffen, dem Rezyklatgehalt (also dem Anteil an recycelten Stoffen in einem Produkt) oder potenziell problematischen Materialien.
• Reparierbarkeit und Aufarbeitung: Ob und wie ein Produkt repariert oder instandgesetzt werden kann (Wie ist die Ersatzteilverfügbarkeit?).
• Wiederverwendbarkeit und Recyclingfähigkeit: Kann das Produkt nach Gebrauch wiederverwendet oder in Rohstoffe zurückgeführt werden?
• Produktlebensdauer: Erwartete Nutzungsdauer, Anzahl möglicher Waschzyklen oder Belastungsgrenzen.
• Produktgewicht und Verpackung: Gewicht und Volumen des Produkts sowie das Verhältnis zum Verpackungsmaterial.

Beispielsweise könnte bei einem T-Shirt im DPP vermerkt sein, dass es aus 100 % recycelter Baumwolle besteht, eine durchschnittliche Lebensdauer von 1000 Waschgängen hat, schadstofffrei gefärbt wurde und am Ende seines Lebenszyklus im Rahmen eines Rücknahmesystems wieder eingesammelt werden kann.

Jedes Produkt erhält eine klare Kennung, z. B. auf Modell-, Chargen- oder Artikelebene – je nach Vorgabe für die jeweilige Produktgruppe.

Zusätzlich zur erwähnten Kennung kann eine GTIN (Global Trade Item Number) oder eine andere ISO-konforme Nummer zur Identifikation genutzt werden.

Der DPP enthält auch TARIC- oder andere Warencodes, um die zollrechtliche Einstufung zu erleichtern.

Um die Einhaltung von EU-Vorgaben zu belegen, sind möglicherweise folgende Nachweise erforderlich:

• Eine EU-Konformitätserklärung,
• Technische Unterlagen (z.  Nachweise zur Materialqualität oder zur Farbbeständigkeit),
• Gegebenenfalls Zertifikate, wie z.  ein Siegel für nachhaltige Textilproduktion.

Bei einem T-Shirt könnte dies beispielsweise eine REACH-Konformitätserklärung für verwendete Farbstoffe sein. „REACH” steht für “Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemicals”. Dabei handelt es sich um eine Verordnung der EU, die sicherstellt bzw. deklariert, dass chemische Stoffe keine Gefahr für die Gesundheit oder die Umwelt darstellen.

Im Produktpass müssen auch alle gesetzlich vorgeschriebenen Anleitungen und Warnhinweise enthalten sein, darunter:

• Gebrauchsanleitungen,
• Sicherheitshinweise,Warnungen zu möglichen Risiken bei Nutzung oder Entsorgung.

Herstellerangaben müssen ebenfalls im Digitalen Produktpass enthalten sein. So wird klar ersichtlich, wer eigentlich für ein Produkt verantwortlich ist. Dabei sind folgende Angaben verpflichtend:

• Name und Marke des Herstellers,
• Postanschrift sowie
• elektronische Kontaktmöglichkeiten (z.  E-Mail-Adresse).

Diese Angaben müssen sowohl im öffentlichen Teil des Digitalen Produktpasses als auch auf dem Produkt selbst angebracht sein. Ist das nicht möglich, dürfen sie auch auf der Verpackung oder den mitgelieferten Unterlagen erscheinen​.

Zusätzlich zum Hersteller müssen im DPP ggf. weitere Beteiligte dokumentiert werden. Das können z. B.:

• Importeure einschließlich ihrer EORI-Nummer (Zollkennzeichen),
• Bevollmächtigte in der EU,
• Produktionsstätten (z.  über eindeutige Standortkennungen) undAnsprechpartner für Produktsicherheit gemäß geltendem EU-Recht sein.

Alle relevanten Informationen wie Materialzusammensetzung, CO₂-Werte und Recyclinghinweise sollten idealerweise systematisch erfasst und zentral verwaltet werden – etwa mithilfe eines PIM-Systems.

Ihr solltet Lieferanten frühzeitig über kommende Anforderungen informieren. Data-Onboarding-Lösungen helfen euch dabei, strukturierte Daten gezielt abzufragen, zu prüfen und direkt in eure interne Systeme zu übernehmen.

Eine Bestandsaufnahme zeigt, welche Angaben bereits vorliegen und wo Informationen fehlen – zum Beispiel zu Reparaturfähigkeit oder Umweltauswirkungen. Diese Lücken lassen sich so gezielt schließen.

Mit klaren Abläufen für die Erfassung, Prüfung, Anreicherung und Bereitstellung von Produktdaten schafft ihr Transparenz, vermeidet Fehler und sorgt für Effizienz bei der Erstellung des DPP.

Hierfür eignen sich Middleware- oder Data-Syndication Lösungen wie CatalogExpress. Diese wandeln eure Daten aus PIM-, ERP- oder anderen Quellen in DPP-konforme Formate wie JSON oder XML um.

Technologien wie Blockchain können euch dabei helfen, Daten sicher und nachvollziehbar zu speichern. Für die Verknüpfung von Produkten mit dem Digitalen Produktpass bieten sich außerdem NFC-Chips, QR-Codes oder RFID-Etiketten an, die bereits beim Design des Produkts berücksichtigt werden sollten.

Ein erster Testlauf – etwa für eine bestimmte Produktlinie oder Region – hilft euch, erste Erfahrungen zu sammeln und Prozesse bei Bedarf anzupassen. Umfang und Inhalte des Piloten sollten flexibel bleiben, bis die genauen Vorgaben aus den delegierten Rechtsakten vorliegen.

Da sich gesetzliche Vorgaben und betroffene Produktkategorien laufend ändern oder weiterentwickeln, ist es wichtig, regelmäßig über neue Anforderungen informiert zu bleiben. Wichtiges zum Digitalen Produktpass findet ihr auf der offiziellen Seite der EU-Kommission.

Der DPP verlangt umfassende Informationen zum gesamten Lebenszyklus eures Produkts – von der Materialherkunft bis zur Entsorgung. Dafür ist eine durchgängige, vollständige, aktuelle und solide Datenpflege essenziell. Alle Daten – von der Rohstoffquelle bis zur Produktentsorgung – sollten also strukturiert in einem zentralen System (z.B. einem PIM- oder MDM-System) erfasst und gebündelt werden. Hier wird auch vom „Single Point of Truth“ (SPOT) für Produktdaten gesprochen. Diese Strategie bedeutet, dass es bestenfalls nur eine zentrale Stelle für die Pflege von euren Produktdaten geben sollte.

Das hat große Vorteile: All eure Abteilungen greifen dadurch auf zentrale, verlässliche Daten zu. So entstehen keine Datensilos – also isolierte Datenbestände in einzelnen Abteilungen oder Systemen. Informationen sind einheitlich verfügbar, was Fehler reduziert, die Zusammenarbeit verbessert und doppelte oder widersprüchliche Änderungen verhindert. Außerdem könnt ihr die Generierung von mehreren Digitalen Produktpässen effizient vorbereiten, indem ihr Nachhaltigkeits- und Materialinformationen bereits direkt in der frühesten Phase der Produktentwicklung zentral im PIM-System anlegt und dann fortlaufend aktualisiert. Dazu solltet ihr Mitarbeiter frühzeitig schulen, um sowohl die Relevanz einer hohen Datenqualität allgemein als auch speziell im Kontext des DPP zu verdeutlichen. Dadurch kann die Generierung des DPP insgesamt nachhaltig vereinfacht werden.

Für den Digitalen Produktpass müssen eure Daten aus verschiedenen internen und externen Quellen zusammengeführt und kombiniert werden. Innerhalb von Unternehmen stammen diese Informationen häufig aus unterschiedlichen Systemen – etwa aus dem ERP-System, aus Produktionsdatenbanken oder aus Systemen der Qualitätskontrolle. Das ist kein Problem, solange alle Systeme mit dem jeweiligen „Single Point of Truth für Produktdaten“ (klassisch z. B. ein PIM-System) kommunizieren. Das erfolgt über Schnittstellen oder Middleware-Lösungen.

Auch externe Daten – etwa von Zulieferern oder Lieferanten – müssen in eure internen Systeme als Hersteller und Händlern gebracht werden. Beim sogenannten Data-Onboarding helfen euch Lieferantenportal-Lösungen wie das Supplier-Portal. Sie ermöglichen es, Daten für den DPP gezielt bei Lieferanten abzufragen, zu validieren und zentral zu übernehmen. So können zum Beispiel Angaben zur Materialzusammensetzung oder Informationen zum CO₂-Fußabdruck bestimmter Rohstoffe strukturiert gesammelt werden. Diese geprüften Daten fließen anschließend gemeinsam mit den internen Informationen in euer PIM-System. Dort bilden sie die Grundlage für die fehlerfreie und vollständige Erstellung des Digitalen Produktpasses.

Die EU-Verordnung schreibt vor, dass der Digitale Produktpass auf der Grundlage offener Datenstandards bereitgestellt werden muss. Welche Formate konkret dafür verwendet werden, ist jedoch noch nicht definiert. Es ist nicht unwahrscheinlich, dass unterschiedliche Empfänger – etwa das Produktpassregister, Marktplätze, eProcurement-Plattformen, Kunden oder Großhändler – auch verschiedene Anforderungen an die DPP-Datenstruktur stellen. Umso wichtiger ist es, dass ihrbei der technischen Umsetzung flexibel aufgestellt sind. Ziel ist es, die DPP-Daten aus den internen Systemen automatisiert in die geforderten Formate zu bringen und passend an die jeweiligen Kanäle zu verteilen. Dieser Prozess wird auch Feed-Management bzw. als Data-Syndication bezeichnet.