DICO einfach erklärt

Transaktionsnachrichten ermöglichen euch einen den reibungslosen Austausch von Angeboten, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen. Sie sind essenziell für effiziente Geschäftsprozesse und erleichtern die elektronische Kommunikation zwischen Geschäftspartnern.

Wartungsmeldungen spielen eine zentrale Rolle in der Kommunikation zwischen Immobilienbesitzern und Wartungsunternehmen. Sie umfassen verschiedene Nachrichtentypen zur Planung, zu Wartungsaufträgen, zum Wartungsstatus sowie zu Störungsmeldungen. Mithilfe einer Planungsnachricht lassen sich beispielsweise Zeitpunkte für die Ausführung von Wartungsaufträgen anfragen und entsprechende Rückmeldungen erhalten.

Mietnachrichten erweitern die bestehenden Transaktionsnachrichten und sind speziell auf die Anforderungen des Ausrüstungsverleihsektors zugeschnitten. Im Bestellprozess könnt ihr dadurch die gemietete Ausrüstung elektronisch nachverfolgen. Zudem ist eine Ratenabrechnung möglich. Zu den Mietnachrichten gehören:

• Abmeldungsbericht: Informiert euch als Vermieter darüber, dass das gemietete Equipment zur Abholung bereitsteht oder zur Vermietungsstelle zurückgebracht wird.
• Abmeldebestätigung: Bestätigt euch die erfolgte Rückgabe des Equipments.
• Miet-Erweiterung: Ermöglicht eine Verlängerung der Mietdauer.

Datenberichte dienen der strukturierten Übermittlung von Produkt- und Artikeldaten. Dazu gehören:

• Produktnachricht: Ermöglicht es Herstellern, Großhändlern oder anderen Kunden, Produktinformationen gemäß ETIM-Klassifizierung, Anhänge und Zertifikate bereitzustellen.
• Artikelnachricht: Dient der Übermittlung von Handelsdaten wie Preis-, Bestell- und Lieferangaben.
• Konditionsmeldung: Erlaubt direkte Preisabsprachen mit Kunden, sodass individuelle Preise übermittelt werden können.
• Produkt-/Artikelbeziehungsmeldung: Stellt Zusammenhänge zwischen Produkten oder Artikeln dar – etwa indem bei einem bestimmten Fensterrahmenmodell auf die passenden Schrauben und Dichtungen verwiesen wird.

„ProductData“ ist das Wurzelelement der Artikelnachricht. Es enthält sämtliche relevanten Informationen zur Preisliste sowie zu den dazugehörigen Artikeln. In der xsi:schemaLocation könnt ihr unter anderem sehen, dass es sich hier um SALES005 bzw. den DICO-Standard handelt.

Ein weiteres zentrales Element ist der MutationCode, der die Art der Nachricht bestimmt. Mutation Code 9 steht für eine vollständige Datensatzdatei, die alle aktiven Produkte enthält und sämtliche bestehenden Datensätze in der Datenbank überschreibt. Produkte, die in der neuen Datei nicht mehr enthalten sind, erhalten den Statuscode 130 und werden als „abgelaufen“ markiert. Alle vorhandenen Handelsdaten, die nicht in der neuen Datei enthalten sind, werden gelöscht. Alternativ gibt es den Mutation Code 4, der sich auf eine Mutationsdatei bezieht und nur geänderte oder neue Datensätze enthält.

Das MessageDate gibt das Erstellungsdatum der Nachricht an, in diesem Fall den 5. Januar 2019. Direkt darauf folgt das Element ETIM-Version, das die verwendete ETIM-Version angibt. Im Beispiel wird die ETIM Dynamic-Version genutzt.

Zusätzlich enthält die Nachricht Angaben zu Supplier, Datapool und Manufacturer, die jeweils eine 13-stellige GLN (Global Location Number) aufweisen. Der Supplier steht für den Lieferanten, der Datapool (z. B. 2BA) enthält die GLN des Datenpools, und der Manufacturer gibt die GLN des Herstellers an. Im Beispiel-XML-Auszug sind Hersteller und Lieferant identisch. Daher wird dieselbe GLN verwendet. Ein Käufer ist im Header nicht erforderlich, ebenso wenig zusätzliche Herstellerangaben wie eine Adresse, da die GLN auf Datensatzebene ausreicht.

Neben der XML-Struktur gibt es im DICO-Standard verschiedene Datenfelder, die je nach Land und Zielgruppe – beispielsweise Installateure oder Großhändler – unterschiedlich relevant sind. 2BA stellt auf seiner Website eine Datenmatrix bereit, die eine Übersicht über die wichtigsten Datenfelder bietet. Diese werden in vier Kategorien unterteilt:

• Verpflichtende Datenfelder:
  Diese sind entweder von der Zielgruppe als verpflichtend festgelegt oder aufgrund der Datenbankstruktur bzw. des Austauschformats erforderlich.
  Beispiele: Supplier GLN & Kurzbeschreibung des Produkts

• Wesentliche Datenfelder:
  Diese sind für die primären Datenprozesse notwendig und sollten innerhalb von drei bis vier Monaten bereitgestellt werden.
  Beispiele: Minimale und maximale Lieferzeit

• Stark gewünschte Datenfelder: Diese sind nicht zwingend erforderlich, aber wichtig und sollten berücksichtigt werden.
  Beispiele: Langbeschreibung für Großhändler und Installateure in den Niederlanden

• „Nice to have“ Datenfelder: Diese sind optional, aber hilfreich.
  Beispiele: Alternative Maßeinheiten (z. B. Gewicht sowohl in Kilogramm als auch in Pfund)

Damit Produktdaten im DICO-Standard aufbereitet und bereitgestellt werden können, müssen diese zunächst einmal gepflegt werden. Idealerweise geschieht dies in zentralisierten Systemen wie einem PIM (Product Information Management), MDM (Master Data Management) oder ERP-System. Durch eine zentrale Datenquelle lassen sich Datensilos vermeiden, da alle Beteiligten auf eine einheitliche Datenbasis zugreifen.

Andernfalls könnten verschiedene Quellen für Produktdaten existieren, beispielsweise unterschiedliche Excel-Dateien mit verschiedenen Ständen, was zu Inkonsistenzen und Fehlern führen kann. Unabhängig davon, welcher Datenstandard genutzt wird, ist es wichtig, einen Single Point of Truth für Produktdaten sicherzustellen – die verlässlichste Quelle für alle Produktinformationen.

Für euch als Großhändler ist es zudem wichtig, euer Data-Onboarding an den DICO-Standard anzupassen. Dies bedeutet, dass die DICO-Daten der Lieferanten in eure internen Systeme (z. B. euer Händler-PIM) gebracht werden müssen. Um sicherzustellen, dass diese Daten den eigenen Qualitätsstandards entsprechen, könnt ihr eine Lieferantenportal-Software wie das Supplier-Portal eingesetzt werden. Dadurch gewährleistet ihr, dass nur Daten in eure Systeme kommen, die euren eigenen Anforderungen bzw. Datenvorgaben entsprechen. Ohne eine solche Qualitätskontrolle besteht das Risiko des sogenannten „Shit in, Shit out“-Prinzips: Übernehmt ihr fehlerhafte oder unzureichend gepflegte Daten, werden diese auch mit schlechter Qualität in Online-Shops oder Marktplätze syndiziert.

Darunter leidet auch die Sichtbarkeit eurer Produkte in Suchmaschinen wie Google oder auf Marktplätzen, weil fehlerhafte oder unvollständige Angaben die Auffindbarkeit und Relevanz mindern. Dies kann dazu führen, dass Produkte seltener angezeigt werden, wodurch die Kaufwahrscheinlichkeit sinkt. Außerdem senken schlecht gepflegte Produktdaten auch das Vertrauen von Kunden –, z. B. wenn ein Artikel bestellt wird, der eigentlich gar nicht mehr verfügbar ist.

Damit ihr Produktdaten gemäß des DICO-Standards aufbereiten könnt, muss die Qualität eurer Datenbasis stimmen. Hier ist es hilfreich, sogenannte „Data-Guidelines“ zu nutzen: Diese legen fest, wie ihr bestimmte Informationen erfassen und pflegen müsst – etwa die verpflichtende Angabe von Gewichten ausschließlich in Kilogramm. Eine solche einheitliche Erfassung erleichtert auch die automatisierte Datentransformation im Rahmen eurer Data-Syndication. Beispielsweise könnt ihr in Produktdatenmanagement-Software wie CatalogExpress sämtliche Gewichtsangaben über eine einfache Funktion automatisch in Pfund umrechnen. Eine aufwendige manuelle Konvertierung vieler Produktdaten bleibt euch dadurch erspart.