Elektronische Kataloge einfach erklärt

Elektronische Kataloge (oder auch eKataloge) sind eine Sammlung an Informationen über Produkte und dienen als Datengrundlage für Lieferanten, Händler und Unternehmen. Zur Erstellung von elektronischen Katalogen werden Artikelstammdaten, sowie Artikel- und Produktdaten (Produktbeschreibungen, Merkmale, Preise, multimediale Zusatzdaten usw.) aus unterschiedlichen Quellen, wie z. B. aus einem ERP- oder PIM-System eingesammelt und in einem entsprechenden Austauschformat ausgespielt.

Ihr könnt elektronische Kataloge…

• … auf der eigenen Website einbinden
• … im eigenen Online-Shop hinterlegen
• … an Kunden verschicken
• … auf elektronischen Marktplätzen einstellen
• … in Beschaffungsplattformen (eProcurement, wie z. B. simple system) von Großkunden und Großhändlern integrieren
• …als Datengrundlage in PIM-, ERP, EDI- und anderen Systemen nutzen

Grundsätzlich könnt ihr eKataloge nach der Art der Datenpflege in zwei Varianten unterteilen:

Statische eKataloge: Hier stellt ihr euren Kunden die Katalogdaten als feste Datei zur Verfügung, die diese dann in ihr System laden. Der Nachteil: Wenn sich bei euch Preise oder Produktdetails ändern, müsst ihr diese Anpassungen händisch übermitteln und euer Kunde muss sein System manuell aktualisieren.

Dynamische eKataloge: Diese Lösung ist deutlich smarter, da sich der Katalog weitgehend von selbst aktuell hält. Oft sind solche Kataloge über direkte Schnittstellen (z.B. OCI) tief in das Einkaufssystem eures Kunden eingebunden (dann nennt man sie auch Punch-Out-Kataloge).

Zusätzlich unterscheidet man – vor allem bei öffentlichen Ausschreibungen – nach dem Zeitpunkt des Einsatzes:

Pre-Award Kataloge: Diese nutzt ihr bereits in der Angebotsphase, bevor ein Vertrag geschlossen wurde, um eure Angebote strukturiert und vergleichbar einzureichen.

Post-Award Kataloge: Diese kommen nach dem Vertragsabschluss zum Einsatz. Sie dienen dazu, dass eure Kunden regelmäßig und unkompliziert aus dem fest vereinbarten Rahmenvertrag bestellen können. Ein Beispiel dafür sind BMEcat-Kataloge.

Auch wenn eKataloge und Product-Feeds bzw. Produktdaten-Feeds im Alltag oft synonym verwendet werden, haben sie in eurer Lieferkette ganz unterschiedliche Aufgaben:

Der eKatalog (Euer Sortiment): Dies ist die inhaltliche Definition eures Angebots. Es ist das Verzeichnis, das genau festlegt, welche Artikel zu welchen Konditionen für einen bestimmten Kunden oder Zweck gebündelt sind.

Der Product-Feed / Feed / Produktdaten-Feed (Euer Transportmittel): Wenn ihr euren Katalog nun an einen Marktplatz, eine Suchmaschine oder das System eures Kunden übermitteln wollt, müsst ihr eine digitale Export-Datei generieren. Diese Datei, die faktisch eure Katalogdaten enthält und transportiert, ist der Product-Feed. Solltet ihr elektronische Kataloge von euren Lieferanten erhalten, ist die Rede von Lieferanten-Feeds.

Warum ihr eKatalog und Feeds synonym verwenden könnt (und solltet):

Wie die Definitionen zeigen: eKataloge werden in der Praxis in der Regel über genau solche Produkt-Feeds (die Export-Dateien) in andere Systeme importiert.
Das bedeutet: Wenn ihr inhaltlich einen eKatalog für einen Kunden erstellt hast und ihm diesen zur Verfügung stellen wollt, exportierst ihr diese Daten. Die Datei, die dann entsteht und den Katalog enthält, nennt sich Product Feed.
Da der Feed also faktisch deinen eKatalog transportiert, ist es im Büroalltag völlig normal und richtig zu sagen: „Ich schicke dir unseren eKatalog“ – obwohl ihr rein technisch gesehen gerade eine Product-Feed-Datei verschickst.

Die Datenstandards (Eure gemeinsame Sprache): Damit das System eures Kunden euren Product Feed überhaupt fehlerfrei lesen kann, braucht ihr normierte Regeln. Hier kommen Katalogaustauschformate (wie EXCEL, CSV, XML, JSON, BMEcat, ETIM xChange, BMDG, FAB-DIS etc.) und Klassifikationsstandards (wie ECLASS oder ETIM) ins Spiel, die Hand in Hand arbeiten.

• Klassifikationsstandards (Das einheitliche Wörterbuch): Sie regeln, was inhaltlich übermittelt wird, indem sie eine einheitliche Art der Beschreibung für eure Artikel vorgeben. Sie sorgen dafür, dass Absender und Empfänger dieselben Begriffe für dasselbe Produktmerkmal nutzen. So könnt ihr und eure Kunden Produkte unkompliziert auf der Merkmalsebene miteinander vergleichen.
• Katalogaustauschformate (Der genormte Briefumschlag): Sie sind nicht dafür da, die Eigenschaften eines einzelnen Produkts zu beschreiben, sondern regeln, wie die Daten technisch verpackt werden. Sie funktionieren wie ein exakt genormter Fensterbriefumschlag: Sie geben die technische Datenstruktur exakt vor, damit die automatische „Sortiermaschine“ eures Kunden genau weiß, wo welche Information steht, und den Umschlag vollautomatisch auslesen kann.

• Die Datensammlung in elektronischen Katalogen sind flexibel einsetzbar. Artikel– und Produktdaten sind die Basis für alle elektronischen Wege im eBusiness, eCommerce und eProcurement.
• Mit elektronische Katalogen könnt ihr nicht nur beschreibende, sondern auch multimediale Daten wie Bilder, Grafiken oder Datenblätter übergeben. Dadurch werden eure Produkte detaillierter beschrieben und auch für die medialen Interessenten (z. B. Marketing, PR) relevant.
• Aktualisierungen an den Artikelstammdaten nehmt ihr damit schneller und automatisiert vor.

Mittlerweile bilden eKataloge die Basis für elektronische Beschaffungsplattformen, Online-Shops und elektronische Marktplätze. Damit ein reibungsloser und effizienter Austausch zwischen Lieferanten und Unternehmen stattfinden kann, werden eBusiness Standards eingesetzt. Diese geben eine gemeinsame “Sprache” vor, die jeder der Beteiligten spricht und versteht. Eingesetzte Standards sind Klassifikationsstandards oder auch Katalogaustauschformate.  Zu den Klassifikationsstandards gehört z.B. die Klassifizierung nach ETIM oder auch ECLASS. Katalogaustauschformate sind beispielsweise BMEcat oder auch DATANORM.

Die Erstellung von eKatalogen läuft heute über spezialisierte Softwarelösungen

Daten sammeln: Zunächst zieht ihr alle rohen Daten aus euren Quellsystemen oder nutzt ein sogenanntes „Supplier-Portal“, um Lieferantendaten automatisiert einzusammeln und auf Fehler zu prüfen

Daten anreichern: Diese Daten werden bestenfalls in einem zentralen PIM-System gepflegt, mit Bildern, Marketingtexten und Klassifikationen gepflegt.

Feeds generieren und transformieren: Nutzt Data-Syndication- bzwFeed-Management-Software. Diese Tools funktionieren wie Chamäleons: Sie nehmen eure PIM- bzw. Quelldaten und bringen sie dank Mapping und KI in jede gewünschte Zielstruktur (z. B. BMEcat).

Qualitätsprüfung & Export: Die Software checkt automatisch, ob alle Anforderungen des Kunden oder Marktplatzes erfüllt sind, und exportiert den Katalog. Anschließend kann dieser automatisiert oder manuell an eure Kunden, Marktplätze, Datenpools etc. distribuiert werden. So generiert ihr auf Knopfdruck maßgeschneiderte Product Feeds, ohne tagelange manuelle Arbeit.