Artikelstammdaten einfach erklärt

Artikelstammdaten (engl. „article master data“) sind alle Informationen, die einen Artikel ausmachen und die zu einem Artikel oder Artikelstamm gehören. Beim Artikelstamm handelt es sich um eine Sammlung von Informationen über alle bzw. die zentralen Artikel eines Unternehmens. Artikelstammdaten gehören zu den Stammdaten eures Unternehmens. Stammdaten sind Informationen, die grundlegende Angaben über geschäftsrelevante Elemente enthalten. Neben Produkt- und Artikelstammdaten sind das z.B. auch eure Kunden bzw. Lieferantendaten.

Das Produkt ist immer die Basis des Artikels.

Hier seht ihr beispielhafte Produktdaten für die Cordhose Chamäleon:

Ihr seht: Bei den Produktdaten werden sämtliche Varianten, wie Farbe, Größe und Material und keine Artikelnummer erfasst. Stammdaten für eine bestimmte Variante dieses Produkts – also einen Artikel – würden wiederum so aussehen:

Als spezifische Variation eines Produkts hat ein Artikel immer eine individuelle Artikelnummer. Man könnte auch sagen: Artikel sind einem übergeordneten Produkt zugeordnet. Sie können dadurch auch Eigenschaften des Produktes übernehmen und überschreiben. Zum Beispiel könnt ihr jedem Artikel einen unterschiedlichen Preis zuordnen.

Es gibt unzählig viele Arten von Artikelstammdaten – zu viele, um sie alle aufzulisten. Außerdem variieren sie je Art des Produkts: Eine Brille hat mit Bügellänge, Stegbreite und Brillenbreite ganz andere Attribute als eine Leuchte, bei der eine Energieeffizienzklasse oder auch die Fassung eine Rolle spielt.

Allgemein gesprochen weisen Artikel aber üblicherweise diese Stammdaten auf:

• Identifikation (z.B. Artikelnummer, GTIN),
• Beschreibung (z.B. Artikel-Kurzbeschreibung, Herstellertypbezeichnung),
• Eingruppierung (z.B. ERP-Warengruppennummer),
• Merkmale (z.B. Gewicht, Farbe),
• Bestellinformationen (z.B. Bestelleinheit, Mindestbestellmenge),
• Preise (z.B. Kundenendpreis, Listenpreis),
• Multimediale Zusatzdaten (z.B. Bilder, PDF-Dateien),
• Kennzeichner (z.B. Sonderangebot, Auslaufmodell),
• Referenzen zu anderen Artikeln (z.B. Zubehör, Alternativprodukte) sowie
• weitere benutzerdefinierte Daten.

Artikelstammdaten spielen in logistischen Prozessen, im Bestell- und Rechnungswesen sowie in der Lager- und Materialwirtschaft eine wichtige Rolle.

Im Handel beispielsweise werden Artikel durch aufgedruckte Barcodes eindeutig identifiziert. Ein Kassensystem kann durch den Scan dieses einzigartigen Codes dann unter anderem den Preis ermitteln und passend buchen.

Bei Artikelstammdaten gilt: Je aktueller und vollständiger die Datensätze sind, desto reibungsloser können eure Geschäftsprozesse ablaufen. Außerdem haben sie auch eine entscheidende Bedeutung für Vertrieb und Marketing: Zum Beispiel können vollständige, aussagekräftige und gut gepflegte Artikelstammdaten für eine spürbar höhere Sichtbarkeit in Suchmaschinen – und somit auch für bessere Artikellistungen bei Großhändlern etc. sorgen.

All das zeigt: Artikelstammdaten sind weit mehr als unwichtiges Beiwerk – ganz im Gegenteil. Sie dienen als essenzielle Grundlage für euren elektronischen Datenaustausch. Das macht sie gleichzeitig zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor im Produktdatenmanagement bzw. Stammdatenmanagement.

Denn: Neben der eindeutigen Identifikation und Klassifizierung von Produkten sorgen Artikelstammdaten bei guter Pflege auch für Konsistenz, Datenqualität und eine einheitliche Datenbasis. Dabei unterstützt euch vor allem ein zentrales System, welches ihr als „Single Point of Truth“ („einzigen Ort der Wahrheit“) für eure Artikelstammdaten-Pflege nutzt. Das kann z.B. ein PIM-System oder ein MDM-System sein.

Aber warum ist das so wichtig? Durch so eine einheitliche Datenbasis könnt ihr Prozesse für die Datenübertragung bspw. in euren eigenen Shop, zu elektronischen Marktplätzen, eProcurement– oder Kundensystemen nachhaltig optimieren und automatisieren. Außerdem vermeidet ihr Datensilos, also zerstreute, einzelne Datensätze mit womöglich unterschiedlichen Aktualitäten, Preisangaben etc.

Eine Gefahr bei Datensilos: Datei A enthält veraltete Daten, Datei B ist aktuell. Euer Sales-Team hat aber nur Zugriff auf die Datei A. Die Folge? Ihr listet Artikel mit veralteten Preisen oder unvollständigen Angaben.

Unser Tipp: Nutzt deshalb zentrale Systeme zur Datenpflege. Dieses effiziente Artikelstammdatenmanagement führt zu einer schnelleren Time-to-Market und schlussendlich auch zu mehr Umsatz.

Kurz gesagt: Wenn eure Datenqualität nicht stimmt, ist ein Umsatzboost sehr unwahrscheinlich.