Austauschformat einfach erklärt

Der Begriff „Austauschformat“ oder „Datenaustauschformat“ (engl. „exchange / interchange format“) stammt aus der EDV (elektronischen Datenverarbeitung). Gemeint ist damit ein Dateiformat, das Informationen zwischen verschiedenen Anwendungen und Betriebssystemen austauscht.

Viele Menschen nutzen die Begriffe „Datenformate“, „Dateiformate“ und „Austauschformate“ häufig synonym, obwohl es je nach Definition Unterschiede gibt. Ein Datenformat beschreibt die Struktur der Daten. Ein Dateiformat legt fest, wie Daten in einer Datei organisiert sind. Ein Austauschformat sorgt dafür, dass Daten zwischen verschiedenen Systemen kompatibel übertragen werden.

Hinweis: Redaktionelles Update im Mai 2026 (Fachlicher Stand: Februar 2026).

Auch, wenn es verschiedene Arten von Austauschformaten gibt, teilen alle bestimmte Grundeigenschaften. Eine essenzielle Eigenschaft von Austauschformaten ist, dass Sender die Daten schreiben und Empfänger sie lesen können. Die folgenden Merkmale zeigen euch Vorteile, von denen beide Datennutzer profitieren:

• Standardisierung: Austauschformate sind oft standardisiert, um sicherzustellen, dass sie von vielen verschiedenen Anwendungen und Systemen unterstützt werden.
• Kompatibilität: Austauschformate sind so gestaltet, dass sie auf verschiedenen Betriebssystemen und in unterschiedlichen Softwareumgebungen funktionieren.
• Effizienz: Sie tragen dazu bei, euren Datenaustausch effizienter zu gestalten, indem sie komplexe Datenstrukturen in eine verständliche und übertragbare Form bringen.
• Zukunftssicherheit: Datenaustauschformate stellen sicher, dass eure Daten auch in Zukunft lesbar und nutzbar bleiben. Sie ermöglichen die langfristige Archivierung und Sicherung davon. Technologische Veränderungen in der Software- oder Hardwarelandschaft machen die Daten nicht unbrauchbar.

Austauschformate unterscheiden sich

• nach der Art der Daten und
• nach dem Zweck des Datenaustausches.

Im Produktdatenmanagement unterscheidet ihr häufig zwischen Stammdatenaustauschformaten und vorgangsbezogenen Austauschformaten.

Stammdatenaustauschformate dienen dem Austausch grundlegender, langfristig unveränderter Daten. Dazu gehören Formate wie BMEcat, das im Elektrogroßhandel weit verbreitet ist und den standardisierten Austausch von Produktkatalogen ermöglicht. DATANORM ist ein weiteres Beispiel, das im Bau-, Sanitär-, Heizungs- und Elektrobereich sowie im Maler- und Lackiererhandwerk genutzt wird, um Produktinformationen konsistent zu übertragen.

Vorgangsbezogene Austauschformate hingegen unterstützen den Austausch dynamischer, transaktionsbezogener Daten. XRechnung standardisiert die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland, während openTRANS den Austausch von Bestellungen und Lieferscheinen im eBusiness erleichtert.

• DATANORM standardisiert den Stammdatenaustausch in Branchen wie Bau, Sanitär, Heizung und wird von Herstellern, Fachgroßhändlern und Handwerksbetrieben eingesetzt. Die deutsche SHK-Branche nutzt außerdem die Datenqualitätsrichtlinie „DQR“, welche wahlweise im Austauschformat XML, CSV oder XLSX (Excel) distribuiert werden kann. Für den internationalen SHK-Datenaustausch gibt es u.a. Datenstandards wie die BMDG (Building Master Data Guideline). Sie besteht aus acht zusammenhängenden CSV-Dateien.
• GS1 XML ist ein globaler Standard für den Austausch von Geschäftsdaten wie Bestellungen und Rechnungen, der die internationale Zusammenarbeit erleichtert.
• PIES (Product Information Exchange Standard) kommt in der Automobilindustrie zum Einsatz und ermöglicht den effizienten Austausch von Produktinformationen zwischen Herstellern und Händlern.
• In Frankreich nutzen Akteure im Bau- und Heimwerkermarkt das Format FAB-DIS, um Produktdaten konsistent und standardisiert zu übertragen.
• Der BMEcat / ETIM BMEcat wird häufig für den Austausch von Produktdaten in der Elektrobranche genutzt. Das Austauschformat wird u.a. auch von Plattformen wie 2BA/InstallData, Ausschreiben.de, Conrad.de, Open Datacheck, Unite oder simple system gefordert.
• Die Weiterentwicklung von ETIM BMEcat ist ETIM xChange. Das neue Format zielt darauf ab, eine flexiblere und internationalere Nutzung zu ermöglichen.
• openTRANS unterstützt den automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen und Lieferscheinen im eBusiness und erhöht so die Effizienz von Transaktionen.
• Auch JSON (JavaScript Object Notation) ist als Format, das sowohl Menschen als auch Computer lesen, weit verbreitet. Es ist ein leichtgewichtiges Datenformat, das häufig für den Datenaustausch zwischen Webanwendungen und Servern verwendet wird.

Diese und weitere Austauschformate sorgen für den strukturierten und effizienten Austausch großer Datenmengen. Sie gewährleisten eine reibungslose Integration von Produktdaten in Geschäftsprozesse. Damit tragen sie entscheidend zum Erfolg im digitalen Handel und in der globalen Wirtschaft bei.

Austauschformate spielen eine zentrale Rolle in eurem Produktdatenmanagement (PDM) und im eBusiness. Sie ermöglichen Herstellern, Händlern und Plattformen, Produktinformationen und Transaktionsdaten automatisiert und effizient auszutauschen.

Als Unternehmen pflegt ihr Daten auf unterschiedliche Weise, etwa in PIM-Systemen (Product Information Management), ERP-Systemen oder Excel-Tabellen. Diese Vielfalt führt zu Herausforderungen beim einheitlichen Datenaustausch. Austauschformate lösen diese Probleme, indem sie Daten in eine standardisierte Form bringen, die all eure beteiligten Systeme verarbeiten können.

Im Data-Onboarding integriert ihr Produktdaten aus externen Quellen, z.B. von Lieferanten in eure Systeme. Austauschformate wie BMEcat vereinfachen auch hier euren Datenaustausch, da alle Lieferantendaten einheitlich strukturiert sind. Dadurch lassen sich die Daten schnell und leicht verarbeiten und gelangen so schnell und vollständig in eure PIM- oder ERP-Systeme. Würde es keine Austauschformate geben, wären alle Lieferantendaten sehr wahrscheinlich unterschiedlich strukturiert und müssten erst aufwendig von euch aufbereitet werden.

In der Produktdatenpflege sorgen Austauschformate und die Vorgaben dahinter, dass eure Produktinformationen (z.B. Beschreibungen, Attribute) standardisiert erfasst und pflegt.
Bei der Data-Syndication verteilt ihr eure Produktdaten an verschiedene Kanäle wie Marktplätze, eProcurement-Plattformen, Kunden oder Webshops. Auch hier unterstützen euch Austauschformate, um eure Produkte bei Großhändlern, Kunden, Plattformen und Co. automatisiert zu listen.

Im eBusiness nutzen Unternehmen Austauschformate, um Transaktionsdaten wie Rechnungen oder Lieferscheine automatisiert zu verarbeiten. Beispielsweise ermöglicht das E-Rechnung-Format XRechnung in Deutschland den fehlerfreien und automatischen Austausch von Rechnungsdaten zwischen verschiedenen Systemen.

Austauschformate strukturieren und standardisieren große Datenmengen, damit sie für alle beteiligten Systeme verständlich und nutzbar sind. Sie schaffen die Grundlage für effiziente und fehlerfreie Geschäftsprozesse im digitalen Handel.

Austauschformate und Klassifikationen sind eng miteinander verknüpft, da Klassifikationen oft über ein Austauschformat mitgegeben werden. Klassifikationen wie ETIM, ECLASS oder GPC (Global Product Classification) sorgen dafür, dass Produktdaten standardisiert und strukturiert in Kategorien eingeteilt werden, die von verschiedenen Systemen verstanden werden können.

Ein Beispiel dafür ist ein BMEcat mit ETIM-Klassifizierung. Der Datenstandard BMEcat gibt die inhaltliche Struktur für eure Daten vor – er legt zum Beispiel fest, in welches Feld die Kurzbeschreibung gehört oder wo die ETIM-Klassifikation gepflegt wird. Das technische Grundgerüst oder die „Sprache“, in der diese Daten aufgelistet sind, ist dann das Austauschformat XML. Ein ähnliches Beispiel ist ein BMEcat mit der ECLASS-Klassifikation. ECLASS ist eine weit verbreitete Klassifikation. Unternehmen setzen sie branchenübergreifend ein, um Produkte nach einheitlichen Standards zu kategorisieren. Der BMEcat sorgt auch hierbei, dass eure Klassifikationen strukturiert übermittelt werden. So können verschiedene Systeme sie korrekt interpretieren.

Mittlerweile gibt es auch ein Nachfolgeformat für den BMEcat: ETIM xChange. Dieser Standard nutzt statt XML das vergleichsweise schlanker strukturierte Austauschformat JSON. Über diesen Standard könnt ihr ebenfalls Klassifikationen übermitteln.

Diese enge Verbindung von Austauschformaten und Klassifikationen gewährleistet, dass Produktdaten nicht nur strukturiert, sondern auch korrekt kategorisiert und leicht auffindbar bleiben. Dadurch können Unternehmen ihre Daten effizienter verwalten und nahtlos in unterschiedliche Systeme integrieren.